1. Het onvoldoende realiseren van transformatie en bijsturingsmaatregelen.
De decentralisaties in 2015, waarbij tegelijk fors op de budgetten werd gekort, betekenen voor het sociaal domein een grote uitdaging. Van de gemeente wordt verwacht dat er zorg en ondersteuning wordt georganiseerd en daarvoor zijn aanzienlijk minder middelen beschikbaar als in de jaren daarvoor, en ook na 2015 zijn er negatieve correcties geweest op onze inkomsten in het sociaal domein van rijkswege. In de aanpak waarvoor de gemeente Twenterand heeft gekozen staat nu de transformatie centraal. Het vraagt een andere manier van benaderen van en kijken naar inwoners. En een daarop – waar nodig – inspelen met een aanbod, rekening houdend met eigen kracht en de omgeving van de cliënt / het gezin en de voorliggende voorzieningen in het maatschappelijk voorveld. Dit vraagt veel van de gemeentelijke organisatie en van de medewerkers. Niet alleen lokaal maar ook regionaal in het bereiken van de doelen.
Het risico bestaat dat de transformatie onvoldoende wordt gerealiseerd op het moment dat de personele capaciteit in kwantitatieve en/of kwalitatieve zin niet toereikend is. Ook kan dit de voor kanteling en transformatie vereiste cultuuromslag doorkruisen. Dit vormt een risico voor de doelen van de transformatie en daarmee voor de exploitatie.
Ontwikkelingen in de afgelopen jaren hebben geleid tot het treffen van aanvullende maatregelen en tot het besluit om het uitgangspunt van budgettaire neutraliteit voor het Sociaal Domein los te laten.
Voor de beheersing van de risico’s is het van belang dat het Twents inkoopmodel goed functioneert, dat het voorliggend veld goed wordt benut, dat er voldoende balans is tussen uit te voeren werk en beschikbare capaciteit en dat de informatievoorziening op orde is t.b.v. monitoring en sturing.
2. Huishoudelijke ondersteuning.
Er heeft in 2017 een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden. Daarnaast is ook het nieuwe beleidskader 2018 vastgesteld. Voor de uitvoering betekende dit nieuwe beleidskader dat alle cliënten met een HO indicatie opnieuw geïndiceerd zijn. Afgezien van het open einde risico, bestaan risico’s er uit dat enerzijds het nieuwe beleid juridisch geen stand houdt in procedures en anderzijds dat nieuwe regelingen op dit terrein (zoals abonnementstarief eigen bijdrage en CAO-kosten) onvoldoende financieel worden gecompenseerd.
Vanaf 2019 worden er hogere kosten verwacht op de maatwerkvoorziening huishoudelijke ondersteuning. Dit zal enerzijds komen door een hoge indexatie in verband met diverse loonsverhogingen in de geldende CAO / contractafspraken en anderzijds doordat het abonnementstarief waarschijnlijk een aanzuigende werking zal hebben op de vraag naar Wmo voorzieningen.
De beheersing vraagt om aanpassing van het beleid en een gerichte monitoring van de ontwikkeling van dit risico.
3. ‘Open einde’ regelingen.
Binnen het sociaal domein zijn er verschillende gebieden waarbij sprake is van zogenaamde ‘open einde’ regelingen. Dit betekent dat in situaties waarin een aanvraag voor een voorziening niet afgewezen kan worden, de gemeente moet leveren. De hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de gemeente ook wanneer als gevolg hiervan het beschikbare budget wordt overschreden. Onder- / overschrijdingen worden in eerste instantie door een reserve opgevangen.
Dit risico speelt sterk in het sociaal domein en worden zichtbaar door oplopende tekorten. De beheersing richt zich o.a. op het voorliggend maatschappelijke veld, waar toenemend gebruik wordt gesignaleerd. Met ingang van 2019 wordt zorg geleverd op basis van het nieuwe Twentse inkoopmodel en vinden er ook herindicaties plaats. Van de werking van dit model en van de financiële consequenties bestaat nog geen compleet beeld.
4. Twentse visie op vervoer.
In samenwerking met andere Twentse gemeenten is er gewerkt aan een integrale oplossing voor de huidige situatie van verschillende naast elkaar bestaande vervoersstromen. Dit heeft geleid tot een aanbesteding in 2017, die is geëffectueerd vanaf juli 2017 voor wat betreft het collectieve vraagafhankelijke vervoer. De effectuering van het vervoer naar jeugdhulpinstellingen ging in per 1 augustus 2017, het OMD-vervoer vanaf 1 januari 2018 en het leerlingenvervoer vanaf 1 augustus 2018. Inmiddels is het eerste optiejaar gelicht tot 1 januari 2021. Risico’s (naast open einde): er is grote kans op wisselingen van goedkopere naar duurdere vervoersstromen door maatwerkarrangementen, waardoor een duurder onderdeel van het bestek van toepassing is. Daarnaast is er grote kans op bovenmatige indexeringen (zgn. NEA-index). Naast de reguliere uitvoering van het complexe dossier, ontwikkelt het vervoersdossier zich door. Dit geeft de nodige implicaties in implementatie en administratie/facturatie met de vervoerder, maar ook in de regio (o.a. vanwege gezamenlijk bestek en dataknooppunt).
5. Optreden van een majeure procesfout of incident.
Dit risico betreft het optreden van een procesfout of incident leidend tot een grote verstoring van het proces of in de dienstverlening. Uiteraard kunnen procesfouten en incidenten altijd plaatsvinden, maar bij dit risico gaat het om een grote verstoring.
Aanleiding hiervoor kan zijn:
- een gebrek aan casusregie waardoor de juiste zorg niet of niet tijdig is verleend;
- het onvoldoende op orde zijn van het administratieve proces met de programmatuur en het juiste gebruik daarvan;
- het verlenen van andere zorg dan bedoeld of het verlenen van te dure of te langdurige zorg door rolonduidelijkheid of gebrek aan kennis bij de medewerkers..
Ten gevolge van het optreden van incidenten kan de koersvastheid onder druk komen te staan.
Het bestaan van onvoldoende plaatsingsmogelijkheden voor participatie, hulp en ondersteuning dan wel onvoldoende doorstroming (bijv. vanuit crisisopvang) kan leiden tot extra kosten.
Er kan een toename optreden van het aantal bezwaarschriften met gevolgen voor imago en kosten.
Van belang is dat indien wachttijden oplopen het risico toeneemt, daarom vindt monitoring van wachttijden plaats.
6. Samenwerkingsaspecten.
In het sociaal domein wordt met veel partijen samengewerkt. Daar spelen ook risico’s. Dat kan gaan over een verschil van inzicht over de kwaliteit van dienstverlening, hetgeen tot aansprakelijkheidskwesties kan leiden. Er zijn verschillende coalities in Twente hetgeen invloed heeft op slagkracht, duidelijkheid en efficiency, ook richting externe partijen. Verder kan het gebeuren dat problemen ontstaan bij partijen, bijv. liquiditeitsproblemen, waardoor afspraken niet worden nagekomen en er bijvoorbeeld niet “wordt geleverd”. Ook kan het leiden tot faillissement waardoor frictiekosten kunnen ontstaan en er aanvullende maatregelen moeten worden getroffen om dienstverlening gecontinueerd te krijgen. Om problemen voor te zijn wordt er toenemend strakker aan de voorkant gescreend.
Naast de aspecten binnen het sociaal domein gelden regionale samenwerkingen. Frictiekosten versterking regionale samenwerking. Binnen Regio Twente wordt op dit moment gesproken over versterking van de regionale samenwerking. Middels een raadsbrief (Extra vergadering AB Regio Twente/ Regio Deal) bent u hierover geïnformeerd. De voorgenomen verandering zal frictiekosten (bijvoorbeeld extra inzet en deskundigheid, mogelijk boventalligheid personeel) met zich meebrengen. Het inschatten hiervan is lastig. Op dit moment worden de frictiekosten voor 2019 op € 125.000 ingeschat en voor 2020 op € 500.000. Voor de kosten op de langere termijn is nog geen reële inschatting te maken. Voor de dekking wordt onderstaande ladder gebruikt:
- Voor het dekken van de frictiekosten wordt in eerste instantie gekeken naar de mogelijkheden binnen Regio Twente (reserves, vrijval van formatie of inverdien effecten binnen de nieuwe organisatie).
- Er wordt een beroep gedaan op beschikbare kennis en expertise van de 14 gemeenten. Het DB verwacht voor deze veranderopdracht van iedere gemeente een bijdrage in natura.
- Indien ondanks stap 1 en 2 er toch extra kosten worden gemaakt, dan zal dit voor rekening zijn van de veertien gemeenten.
Het werken conform de privacywetgeving kan gevolgen hebben voor de boogde integrale werkwijze en kan integraal maatwerk beperken.
De samenwerking op het gebied van inkoop kan moeizaam verlopen waardoor beoogde inkoopvoordelen niet gehaald worden.
7. Wijzigingen in wetgeving en verdeelmodellen.
Dit risico betreft de noodzaak tot aanpassingen van beleid en werkwijzen door wijzigingen in de wetgeving en/of in de verdeelmodellen c.q. omvang macrobudget. Dit staat de komende jaren naar verwachting te gebeuren.
8. SW bedrijven vergen extra steun.
SOWECO is een verbonden partij waarbij de gemeente jaarlijks een bijdrage betaalt als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Hoger uitvallende kosten van de SOWECO dan wel risico’s rond de omslag naar de maatschappelijke onderneming betekenen voor de gemeente ook hoger uitvallende kosten.
Bij de SOWECO loopt momenteel een onderzoek naar aandeelhouderschap van Soweco NV en afbouw van de GR. Uitkomsten worden verwacht in de tweede helft van 2019. Besluiten voortvloeiende uit het onderzoek kunnen ter zijner tijd financiële consequenties hebben.
Daarnaast bestaat er een relatie met LARCOM. Hoewel dit een inkooprelatie betreft kunnen ook hier kostentegenvallers optreden.
9. Kwetsbaarheid informatiesystemen.
De afhankelijkheid van de bij het Sociaal Domein gebruikte informatiesystemen is groot. Op gebied van continuïteit zijn er risico’s van uitval met stagnerende dienstverlening, niet tijdige betalingen en extra inzet / bypasses als gevolgen. Ook is de kwaliteit van het systeem een aandachtspunt. De informatie uit het systeem kan tekortschieten voor goede sturing en geeft risico’s in financiële grip (tijdigheid) en de export uit het systeem heeft een omvang die tot vervolgrisico’s kan leiden.
De komende periode zullen nieuwe ontwikkelingen m.b.t. IT in het Sociaal Domein een rol gaan spelen. Omdat er met twee verschillende systemen wordt gewerkt vormt dit een uitdaging waarvoor een plan van aanpak gaat worden gemaakt.
10. Gemeentelijk en maatschappelijk vastgoed.
Hierbij gaat het verschillende soorten risico’s, zoals bijv. gerelateerd aan:
- de staat van onderhoud;
- de bouwkundige staat;
- de exploitatie van gebouwen;
- de leegstand van gebouwen.
Dit betreft vastgoed waarvan de gemeente eigenaar is. Daarnaast is er ook zogenaamd maatschappelijk vastgoed, eigendom van en/of in gebruik bij maatschappelijke organisaties zoals verenigingen en stichtingen, waarbij het onvermijdelijk is dat de gemeente wordt aangesproken wanneer zich problemen voordoen. Hetzij problemen direct gerelateerd aan het betreffende vastgoed, hetzij problemen gerelateerd aan de exploitatie ervan.
Voor de beheersing van dit risico is nader onderzoek nodig, evenals oriëntatie elders en beleidsbepaling.
In 2018 is gestart met het opstellen van een beleidsnota die in 2019 wordt vastgesteld. Bij leegstand van vastgoed in afwachting van ontwikkeling of verkoop wordt de stichting Ad Hoc ingeschakeld.
De bouwkundige staat en de staat van onderhoud wordt 3-jaarlijks door een deskundig bureau geïnspecteerd en verwerkt in een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Hiermee wordt dit risico afgedekt.
11. Uitvoeringsprogramma VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving).
Het niet (kunnen) voldoen aan controles en frequenties in het uitvoeringsprogramma van evenementen-, bouw- en milieuvergunningen, als gevolg waarvan er ongewenste situaties kunnen ontstaan of optreden. Bijv. verkeerde opslag van gevaarlijke stoffen (milieu), of ten onrechte afgeven van een evenementenvergunning (denk aan Haaksbergen). Dit risico kan forse gevolgen hebben zowel qua imago/doelrealisatie als financieel.
Het proces van verlenen van evenementenvergunningen loopt steeds beter, door een professionelere rolinvulling van betrokken actoren. Voor de beheersing is verder van belang dat er onderzoek plaatsvindt naar het risico van aansprakelijkheidsstellingen op het terrein van openbare orde en veiligheid.
De milieu inspecties en vergunningen zijn vanaf 1 januari 2019 bij de Omgevingsdienst Twente ondergebracht. De overige uitvoering van het Uitvoeringsplan ligt bij het team Omgeving. Wanneer dit plan wordt uitgevoerd blijven we binnen de aanvaardbaar geachte bestaande risico’s.
Het college heeft de mogelijkheid om, keuzes te maken naast de wettelijke verplichtingen, en het lokale toezicht uit te breiden in het Uitvoeringsplan.
De totstandkoming van de ODT per 1 januari 2018 is van beperkte invloed op dit risico. Enerzijds zijn aan een dergelijke overgang altijd risico’s verbonden. Daarnaast blijft de gemeente verantwoordelijk.
Een relevante ontwikkeling is daarnaast dat de verhaalbaarheid van kosten van verwijdering van drugsafval bij grondeigenaren een gemeentelijke verantwoordelijkheid is.
Qua beheersing wordt geïnvesteerd in toezicht en handhaving.
12. Bodem.
Naar aanleidingen van incidenten of wijzigingen (bijv. nieuwbouw) kan het gebeuren dat bij controles zaken aan het licht komen die niet in orde zijn. Bijv. een (dreigende) verontreiniging. In die gevallen worden er maatregelen (opdracht tot sanering) genomen, al dan niet ondersteund door een dwangsom en met een termijn, een en ander ten laste van de organisatie die het betreft. Daarbij zijn situaties denkbaar waarbij de gemeente zelf bepaalde (delen van de) saneringen moet uitvoeren en de kosten ervan ook voor een deel draagt. Gedragslijn is hierbij dat aansprakelijkheid altijd direct bij de eigenaar wordt gelegd.
Deze handhavingstaken zijn per 1 januari 2019 over gegaan naar de ODT (Omgevingsdienst Twente).
Qua beheersing speelt de digitalisering van het bodemsysteem, waarbij bekende verontreinigingen zoveel mogelijk in kaart worden gebracht.
Voor wat betreft de aanwezigheid of het aantreffen van asbest in de bodem is het Bureau Asbest Sanering (BAS) opgericht. Dit bureau werkt voor 7 Twentse gemeenten en neemt de onderzoeken en de sanering geheel voor haar rekening. De middelen hiervoor worden als subsidie ontvangen van de Provincie.
13. Ruimtelijke ontwikkelingen.
De komst van de nieuwe omgevingswet brengt risico’s met zich mee. Die kunnen zich voordoen t.a.v. meerdere aspecten: niet tijdig klaar zijn, digitaliseringsproblemen (functioneel of financieel), tekortschietend omgevingsinstrumentarium (omgevingsplan/omgevingsvisie). Deze risico’s zijn op dit moment nog niet in te kaderen, daarvoor zou voor de nieuwe omgevingswet eerst een plan van aanpak moeten worden gemaakt.
De actualiseringsplicht voor bestemmingsplannen is per 1 juli 2018 afgeschaft.
De opstelling van het plan van aanpak in verband met de nieuwe omgevingswet start in 2019, hiervoor zijn middelen beschikbaar.
14. Niet voldoen aan BIO / AVG.
Dit risico bestaat eruit dat niet wordt voldaan aan vereisten uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) of aan vereisten uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Twenterand voldoet aan de minimum vereisten vanuit de BIO en vanuit de AVG.
De beheersing van dit risico bestaat uit periodiek evalueren en acteren op de uitkomsten hiervan. Vanwege de cruciale rol die bewustzijn hier speelt wordt de in gang gezette bewustzijnscampagne vervolgd.
Daarnaast speelt bij de beheersing de uitvoering van het beveiligingsplan. Dit voorziet onder meer in tweefactor auto notificatie.
15. Regelgeving, BBV en uitkeringen gemeentefonds.
Op dit gebied is er sprake van samenhangen waarbij wijziging op één gebied gevolgen kan hebben voor de andere gebieden. Het zogenaamde ‘trap op trap af’ mechanisme Wat hier bijvoorbeeld speelt is het risico dat wanneer de rijksuitgaven achterblijven – bijvoorbeeld omdat een Ministerie er niet in slaagt de voorgenomen investeringsuitgaven te doen – dit automatisch betekent dat ook de algemene uitkering van het gemeentefonds neerwaarts wordt aangepast. Waardoor de inkomsten van de gemeente dalen.
De beheersing van dit risico bestaat uit het monitoren van ontwikkelingen op deze gebieden.
16. Opduiken van onbekende afspraken met gevolgen.
Er is veel tijd gestoken in het compleet krijgen van dossiers zodat er een actueel overzicht bestaat van alle gemaakte afspraken en mogelijke verplichtingen (op basis van boetebedingen, etc.). Desalniettemin blijft de kans bestaan dat er nog iets opduikt wat gevolgen kan hebben. De financiële implicaties hiervan kunnen fors zijn.
Voor de beheersing van dit risico is bewustzijn van groot belang inclusief aandacht voor de vraag wie bij afspraken dienen te worden ingeschakeld.
17. Grondexploitatie Oosterweilanden.
In het kader van Regionale Bedrijventerrein Programmering Twente 2019 – 2022 is een teveel aanbod aan bedrijventerreinen in Twente geconstateerd. De provincie Overijssel heeft met de Twentse gemeenten, met uitzondering van de gemeente Almelo, afspraken gemaakt om dit overschot aan bedrijventerrein terug te dringen. Volgens deze afspraken heeft Twenterand ook meer aanbod dan de geprognotiseerde vraag. De gemeente Twenterand heeft echter positieve vooruitzichten en verwacht de komende jaren qua uitgifte een inhaalslag te maken. Deze inhaalslag is onder meer gericht om verliesneming op gronden te voorkomen. Instrumenten die hiervoor ingezet worden zijn het opzetten van een strategisch plan, gericht op het bespoedigen van de afzet van bedrijventerreinen. Onderdeel van dit strategisch plan is onder meer een marketingplan en een zogenoemde task force (een ambtelijke werkgroep die tijdelijk de verkoop aanjaagt) en een extra bedrijfscontactfunctionaris.