Programma Fundament

Inleiding

Programma Fundament

Het beoogd effect van het programma Fundament is een (financieel) gezonde organisatie die kan inspelen op de ontwikkelingen in de maatschappij. Het Fundament omvat reguliere bedrijfsvoering, die zorgt dat de basis op orde is en organisatieontwikkeling die ervoor zorgt dat we goed kunnen inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. We spreken dan ook niet meer van een Heroriëntatie, maar van organisatieontwikkeling en benadrukken dat dit een continu proces is.

De inhoud van het Fundament is ondersteunend aan alle programma’s en randvoorwaardelijk voor de realisatie van doelen. Om tot een solide bedrijfsvoering te komen, worden de zogenaamde piofach-taken uitgevoerd (zie doelenboom bedrijfsvoering). Onder organisatieontwikkeling werken we aan een aantal ontwikkelopgaven zoals Twenterand Digitaal, Professionalisering, Dienstverlening, Programmasturing en maken we tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk. Deze organisatiebrede thema’s zijn nauw verweven met elkaar en met de werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. Het programma Fundament bevat de doelenbomen dienstverlening en bedrijfsvoering.

Regiegemeente

De continu en snel veranderende wereld met de complexe (maatschappelijke) opgaven die daaruit voortkomen vragen een daarop toegesneden aanpak. Ook wijzigen taken en verantwoordelijkheden voor gemeenten en de eisen die eraan gesteld worden vrijwel continu, denk bijvoorbeeld aan informatiebeveiliging. We moeten met relatief weinig mensen veel werk verzetten. Om de effecten die we beogen toch te kunnen bereiken, zijn we genoodzaakt regie te voeren. Een regiegemeente is in onze visie een gemeente “die bestuurt afhankelijk van de maatschappelijke opgave, doelen realiseert in samenwerking met en in de samenleving en haar wettelijke taken uitvoert”. Daarnaast is er veel potentie in de maatschappij om doelen te realiseren. Daar willen we meer gebruik van maken. We ontwikkelen ons daarom door naar een organisatie die flexibel is, die faciliteert, netwerkt en continu leert. We zien dit als noodzakelijk om als organisatie ook in de toekomst bestaansrecht te hebben en te kunnen blijven inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Dit betekent dat we slimmer en efficiënter moeten werken en meer gaan samenwerken met inwoners, bedrijven en organisaties, met oog voor de te bereiken doelen.

Vaste kern, flexibele schil

Om als organisatie regie te voeren en snel en flexibel te reageren op de veranderingen en resultaatgericht te blijven, is een bepaalde mate van flexibiliteit nodig. Dit betekent dat bij het ontstaan van formatieruimte door uitstroom van personeel het geen automatisme is om deze weer vast in te vullen. Er gaat eerst een afweging aan vooraf, welke ertoe kan leiden dat er niet of anders dan vast wordt ingevuld.

Professionalisering

Welke inhoudelijk kennis in huis aanwezig moet zijn is afhankelijk van de opgaven. Wat betreft vereiste competenties en vaardigheden wordt voortdurend gewerkt aan professionalisering van medewerkers. Denk hierbij aan o.a. eigenaarschap, procesregie, initiatief nemen, verbinden, onderzoeken, samenwerken, netwerken, onderhandelen, mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en creativiteit.

Kernbudgetten

Het college wil de kernbudgetten blijven inzetten met als doel initiatieven in de samenleving, die bijdragen aan de sociale cohesie en de leefbaarheid in Twenterand, te stimuleren. De noodzakelijke bezuiniging dwingt ons ertoe het bedrag voor de kernbudgetten te halveren. Daarmee blijft er een bedrag beschikbaar van €50.000,-.

Doelenboom Dienstverlening en klantcontact

Doelenboom

Inhoudelijk perspectief

Organisatiebrede dienstverlening
Onze inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemingen staan centraal. De toegang tot de gemeente is laagdrempelig en zo eenvoudig mogelijk. De gemeente Twenterand staat als meest nabije overheid middenin de informatiesamenleving. We faciliteren en stimuleren selfservice. Digitale toegang, het goed op orde hebben van beveiliging en privacy en nieuwe technieken zijn voor de gehele informatievoorziening rand voorwaardelijk. Het inrichten hiervan stelt naast de veranderende dienstverlening aan de voorkant, eisen aan de beschikbaarheid en mogelijkheden van onze systemen. Synergie tussen de verschillende kanalen zoals telefonie, balie, post en Social Media en consistentie van de dienstverlening over de kanalen heen, is hierbij van belang. Door toepassing van organisatie- breed zaakgericht werken is aan een eerste voorwaarde voldaan voor data gestuurd werken. Hierdoor kunnen ook de prestaties van de dienstverlening worden gemonitord en geoptimaliseerd. Ook krijgen inwoners voor steeds meer online toegang tot de eigen zaken via het digitaal loket waardoor de dienstverlening transparanter wordt.

De toegangskanalen in combinatie met online informatiebronnen zijn middelen waarmee de gemeente de inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties voorziet in zijn/haar eigen product of dienst. Van belang is dat alle medewerkers werken volgens de spelregels  van het zaakgericht werken en de online gepubliceerde afspraken en informatie. De gezamenlijke aanbesteding binnen het “Samen organiseren” project van de VNG – GT-Connect- en Dimpact Klantinteractie zal bijdragen aan de klantgedreven dienstverlening en plaats- en tijdonafhankelijk werken.

De met de aanschaf en implementatie van systemen gepaard gaande kosten, zijn opgenomen in het onderdeel Twenterand Digitaal.

Beoogd maatschappelijk effect

Klantgedreven dienstverlening

Doel: De identiteit, burgerlijke stand en de persoonsinformatie is authentiek en actueel

Bij geboorte of bij binnenkomst van elke nieuwe inwoner in Nederland wordt de identiteit vastgesteld en vastgelegd. Alle inwoners van de gemeente Twenterand zijn geregistreerd met een set van gegevens in de basisregistratie (BRP). De kwaliteit wordt bepaald door de actualiteit en authenticiteit van de geregistreerde gegevens. Adresfraude wordt bestreden door de uitvoering van landelijke aanpak adreskwaliteit. De organisatie van de Tweede Kamer verkiezingen 2021 voldoet aan de geldende regels en eisen (inclusief coronamaatregelen) en er wordt gebruik gemaakt van enkele digitale tools waardoor veel handwerk overbodig wordt. 

Doel: De uitvoering van de publieksdiensten is snel, soepel en oplossingsgericht

De uitvoering van de publieksdiensten is snel, soepel en oplossingsgericht en sluit steeds meer aan bij het besef dat mensen graag zelf hun zaken regelen, wanneer het hen uitkomt. Ook in 2021 zal verder worden geïnvesteerd in kanaalonafhankelijk werken en responsieve E-formulieren. De inrichting hiervan  vereist beschikbaarheid van systemen, beveiliging en ICT-infrastructuur.
Voor mensen die dit niet kunnen, bieden we maatwerk en ondersteuning. Standaard en digitaal waar het kan, persoonlijk en op maat waar het moet. We zijn een inclusie gemeente, waarin iedereen zich welkom voelt.

Doel: De dienstverlening is toegankelijk en kwalitatief goed

Bij klantgedreven dienstverlening geloven we dat de kracht voor goede dienstverlening in de betrokkenheid en professionaliteit zit van de medewerkers. Onze dienstverleningskernwaarden: professioneel, invoelend en respectvol, oplossingsgericht en transparant. Wij zorgen dat verwachtingen rondom onze dienstverlening helder en toegankelijk zijn. Onze centrale toegangskanalen zijn eenvoudig bereikbaar. De klantreis is logisch en effectief ingericht en wordt door monitoring en signalering steeds meer geoptimaliseerd. Door middel van benchmarking wordt in 2021 en 2023 de inwonersbeleving over de gemeentelijke dienstverlening gemeten. Verbeterpunten worden opgepakt en de resultaten  gepubliceerd op “waarstaatjegemeente.nl”.  

Subdoel: Personen zijn geregistreerd conform hun feitelijke situatie

Inwoners kunnen binnen de wettelijke mogelijkheden, ook digitaal aangifte doen van geboorte, overlijden en huwelijk in de gemeente Twenterand.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Servicepunt en kanalen met goed opgeleide medewerkers voor de relatie met inwoners, ondernemers en instellingen

In het servicepunt komen meerdere 1ste lijns (toegangs-) kanalen samen. De informatie uit die kanalen (balie, telefonie, post, mail, website, ed) wordt gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren en de interne samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zodat selfservice door inwoners wordt bevorderd.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Wij zijn goed bereikbaar voor inwoners, ondernemers en instellingen en open, deskundig en duidelijk in onze contacten

Wij zijn een toegankelijke gemeente. Klantgericht, helder in onze bereikbaarheid en de verwachtingen bij onze producten en diensten. In deze opdracht staat de doorontwikkeling van onze dienstverleningskanalen centraal. 

Zo gaan we dat doen

Subdoel: De kwaliteit en de klantbeleving wordt gewaardeerd als goed

Wij nemen de beleving van onze klanten en inwoners serieus. Daarom gaan we meer in contact met onze inwoners, werken we meer op locatie, zodat we onze dienstverlening kunnen aanpassen of verbeteren als daar behoefte aan is. We leren en verbeteren. Daarbij maken we gebruik van de benchmark Vensters voor Dienstverlening en Waar staat je gemeente.

Zo gaan we dat doen

Financieel overzicht

Doelenboom Bedrijfsvoering

Doelenboom

Inhoudelijk perspectief

Bedrijfsvoering

Alle taken en activiteiten binnen bedrijfsvoering zijn gericht op de ondersteuning van het primaire proces. Daarmee is de doelstelling van bedrijfsvoering, passend binnen het programma Fundament, gericht op een solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente. De voorstellen zoals hierna toegelicht kunnen in dat kader gezien worden

Enkele ontwikkelingen uitgelicht:

Inwonersbetrokkenheid

Het college wil de kernbudgetten blijven inzetten met als doel initiatieven in de samenleving , die bijdragen aan de sociale cohesie en de leefbaarheid in Twenterand, te stimuleren. De noodzakelijke bezuiniging dwingt ons ertoe het bedrag voor de kernbudgetten te halveren. Daarmee blijft er een bedrag beschikbaar van € 50.000,-.

Duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis

De voorbereidingen vragen meer tijd dan voorzien, mede door de coronacrisis. De taakstelling van €85.000,- wordt voor 2021 niet gehaald. 

Professionalisering

Dit betekent dat wij voortdurend investeren in de ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en mobiliteit van medewerkers, een en ander ook overeenkomstig de verplichtingen die voortvloeien uit de CAO gemeenten. Daarom is een voorstel gemaakt waarin het opleidingsbudget vanaf 2021 wordt verhoogd omdat het huidige budget (dat relatief laag is in vergelijking met andere gemeenten van vergelijkbare omvang) amper toereikend is om medewerkers deel te laten nemen aan noodzakelijke trainingen/cursussen/seminars i.v.m. ontwikkelingen op het vakgebied. In verband met de noodzaak om de begroting 2021 sluitend te krijgen is het voorstel voor extra middelen daarom met ingang van 2022 verwerkt. Het gaat om een bedrag van €82.000,-.

Twenterand Digitaal

Twenterand Digitaal is ondersteunend aan de doelen van de programma’s. Grote opgaven voor dit ontwikkelprogramma zijn in 2021 en verder o.a. Digitaal stelsel omgevingswet, telefonie en flexwerken. (Zie voorstellen doelenboom bedrijfsvoering).

Software kosten (inclusief implementatie kosten) voor o.a. de doorontwikkeling van de telefonische- en digitale dienstverlening (GT-connect) en datagestuurd werken worden gedekt uit het beschikbare werkbudget.

In de Uitgangspuntennotitie 2021 is aangegeven dat de programmabegroting 2021 een voorstel zou bevatten om datagestuurd werken verder uit te bouwen binnen de organisatie. Immers, datasturing kan ondersteunend zijn bij de dagelijkse werkzaamheden, maar zeker ook bij het voorspellen van ontwikkelingen en het meten van voortgang van (politieke) doelrealisatie. En het vergroot de mogelijkheid om te werken met beleidsinformatie en sturingsinformatie om daarmee ook primaire processen continu te kunnen meten en verbeteren. Genoemd voorstel leverde een verzwaring van de begroting op van afgerond €56.000,-. Om de begroting sluitend te krijgen wordt voorgesteld wordt om dit op te schuiven in de tijd. Dit levert voor 2021 genoemd bedrag aan besparing op. De ambitie om datagestuurd werken een forse impuls te geven loopt hierdoor vertraging op. Binnen de mogelijkheden die er wel zijn wordt het datagestuurd werken verder vorm gegeven waarbij, naast het sociaal domein, ook aandacht zal zijn voor andere domeinen

Beoogd maatschappelijk effect

Solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente

Doel: De medewerkers zijn in staat te doen wat de organisatie vraagt

Hierbij werken wij o.a. aan:

  • Werken in rollen i.p.v. functies;
  • Teamontwikkeling;
  • Leiderschapsontwikkeling;
  • Bevordering lerend vermogen, resultaatgerichtheid, eigenaarschap;
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;

Doel: Inwoners zijn geïnformeerd en participeren

Het doel is dat de inwoners van de gemeente Twenterand zich gehoord en betrokken voelen. In beide begrippen zit het tweerichtingsverkeer. Beide bereik je ook door goed te luisteren naar wat er in de Twenterandse samenleving gebeurt en ook door daadwerkelijk iets te doen met die signalen. Bovendien stimuleren we initiatieven vanuit de samenleving en bieden hulp bij het realiseren ervan. De gemeente wordt daarin een partner in de samenleving, in plaats van alleen de bedenker en uitvoerder.

Doel: Kwalitatief goede, effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering aan bestuur en organisatie

Dit meer intern gerichte doel wordt bereikt door de realisatie van de subdoelen van alle piofach– functies. Hierdoor zijn de primaire processen in de andere doelenbomen beter in staat om de bestuurlijke doelen te realiseren.

Doel: De financiële huishouding geeft een volledig en betrouwbaar beeld van de gemeentelijke financiële positie

De (financiële) gegevens die bij de verschillende documenten in de P&C-cyclus verstrekt worden, moeten een juist beeld geven van de financiële positie op dat moment. Dit betekent dat de gegevens in het financiële systeem up-to-date moeten zijn.

Subdoel: Een aantrekkelijke werkgever met gekwalificeerde en flexibel inzetbare medewerkers

De gemeente Twenterand moet zorgen dat het te allen tijde een werkgever is, die aantrekkelijk is voor nieuwe (jonge) kwalitatief talentvolle medewerkers en om goede medewerkers te behouden. Via onder andere in- en externe (bij- en om)scholing wordt geïnvesteerd in flexibiliteit en  duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Hierdoor kan de gevraagde kwaliteit en kwantiteit aan taken geleverd worden. Middels strategische personeelsplanning wordt optimaal gestuurd op ontwikkeling en dynamiek ( in– door– en uitstroom) ondersteund door HR speerpunten en oplossingen.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Tijdige en volledige communicatie met en meer participatie tussen inwoners, instellingen, bestuur en organisatie

Doelgroepen op tijd en zo volledig mogelijk informeren over de producten, diensten en ontwikkelingen binnen de gemeente Twenterand. Doelgroepen worden ook meer betrokken bij ontwikkelingen, producten en diensten binnen de gemeente Twenterand en zijn mede bepalend in het verbeteren van de leefbaarheid in Twenterand.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: De organisatie is doelmatig en doeltreffend gefaciliteerd

Om dit subdoel te kunnen realiseren dienen randvoorwaarden op het gebied van ICT, huisvesting, facilitair, DIV maar ook advisering op de terreinen van de SCOPAFIJTH – functies zo optimaal mogelijk ingericht te zijn.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Actuele informatie is veilig, beschikbaar, betrouwbaar en toegankelijk in efficiënte systemen

Door de inrichting van processen en het beschikbaar hebben van actuele (stuur-) informatie in daartoe geschikte applicaties en basisregistraties wordt verder gewerkt aan effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering van bestuur en organisatie.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Alle IC processen zijn beoordeeld op risico’s

Door risico analyses op te stellen en adequate beheersmaatregelen te treffen, krijgen we meer grip op de bedrijfsvoering. Alle betrokkenen maken deel uit van dit proces.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Goede advisering en ondersteuning Raad & Griffie

Zie paragraaf bedrijfsvoering

Subdoel: Een zodanig ingericht besluitvormingsproces waardoor besluiten in rechte in stand kunnen blijven

De activiteiten zijn er op gericht het proces van besluitvorming zodanig te organiseren en te laten verlopen dat de besluiten die worden genomen in rechte in stand kunnen blijven.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Een jaarlijks materieel sluitende begroting en een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening

Een materieel sluitende begroting wil zeggen dat structurele lasten worden gedekt door structurele baten en dat stelposten en taakstellingen op programmaniveau zijn ingevuld. De toezichthouder, de provincie, zal dit beoordelen en hierop haar toe-zichtsvorm bepalen. Jaarlijks, voor 15 juli, moet een vastgestelde jaarrekening met een goedkeurende accountantsverklaring, inclusief een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring, aangeleverd zijn bij de provincie Overijssel.

Zo gaan we dat doen

Financieel overzicht

Algemene dekkingsmiddelen

Fundament - Wat mag het kosten

Overzicht baten en lasten

2021 2022 2023 2024
Lasten per doelenboom
Dienstverlening en klantcontact 587.181 599.678 597.185 604.462
Bedrijfsvoering 2.473.029 2.578.356 2.538.452 2.663.320
Totaal programma lasten 3.060.210 3.178.034 3.135.637 3.267.782
Baten per doelenboom
Dienstverlening en klantcontact -419.070 -419.070 -419.070 -419.070
Bedrijfsvoering 0 0 0 0
Totaal programma baten -419.070 -419.070 -419.070 -419.070
Totaal saldo van baten en lasten 2.641.140 2.758.964 2.716.567 2.848.712
Mutaties reserves -251.414 -563.100 516.041 473.467
Geraamd resultaat 2.389.727 2.195.864 3.232.608 3.322.180
Opgenomen investeringen bestaand beleid 2021 Investering 2021
Werkbudget Twenterand digitaal 150.000
Verv.meubilair/bureaus 10.000