Programma Fundament

Inleiding Programma Fundament

Inleiding

Het programma Fundament omvat alle bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling. Beoogd effect is een (financieel) gezonde organisatie die inspeelt op de ontwikkelingen in de maatschappij.  Uitgangspunten van de doorontwikkeling zijn:

- Wettelijke taken worden uitgevoerd;
- Het bestuur kan goed besturen;
- Doelen worden met en door de samenleving gerealiseerd.

In 2020 zijn de gevolgen van corona met bijv. het vooral thuiswerken, op relatief soepele wijze opgevangen. Verder zijn er stappen gezet in het verbetertraject van I&A,  op het gebied van digitalisering (o.a. doorontwikkeling zaakgericht werken, informatiebeveiliging en privacy) en van professionalisering. Ook is er gewerkt aan de realisatie van het duurzaam toekomstbestendig gemeentehuis. De implementatie  van de landelijke aanbesteding GT Connect (telefooncentrale) is niet doorgegaan mede door toedoen van de VNG. Er wordt aan een alternatief gewerkt. 

Capaciteit
We doen met weinig mensen veel werk. Eind 2020 is duidelijk geworden dat de balans tussen capaciteit en opgaven ontbreekt en is een begin gemaakt met een herstel hiervan, dat loopt door in 2021. 

Doelenboom Dienstverlening en klantcontact

Doelenboom

Beoogd maatschappelijk effect: Klantgedreven dienstverlening

Doel: De identiteit, burgerlijke stand en de persoonsinformatie is authentiek en actueel

Bij geboorte of bij binnenkomst van elke nieuwe inwoner van Nederland wordt de identiteit vastgesteld en vastgelegd waardoor rechten ontstaan op allerlei voorzieningen en diensten van de overheid. Alle inwoners van de gemeente Twenterand zijn geregistreerd met een set van gegevens in de basisregistratie personen (BRP). Het actueel zijn van de geregistreerde gegevens bepaalt de kwaliteit. Naar aanleiding van brondocumenten (authenticiteit) worden de gegevens in de BRP geactualiseerd.

Doel: De uitvoering van de publieksdiensten is snel, soepel en oplossingsgericht

Bij klantgedreven dienstverlening gaat het om meer dan alleen een goed geregeld (digitaal) proces. Mensen willen een benadering die aansluit bij hun eigen leefwereld. Standaardisatie en maatwerk passen beide binnen het streven naar dienstverlening met de menselijke maat, mits de keuzes die daarin gemaakt worden volgen uit de leefwereld van mensen. Mensen regelen graag zelf hun zaken, wanneer het hen uitkomt. We faciliteren Self service door de inwoner en ondernemer. Voor mensen die dat niet kunnen bieden we ondersteuning. Standaard waar het kan, persoonlijk en op maat waar het moet.

Doel: De dienstverlening is toegankelijk en kwalitatief goed

De kracht van goede dienstverlening zit in de betrokkenheid, professionaliteit en ruimte van de medewerkers. Toegankelijk qua (toegangs-)kanalen en werken volgens onze dienstverleningskernwaarden: professioneel, invoelend en respectvol, oplossingsgericht en transparant. De logica (of de beleving) van de inwoner is daarbij belangrijk. Onze organisatie is daarbij zoveel mogelijk ondersteunend. We zorgen dat de verwachting rondom onze dienstverlening helder is. Wij verbeteren onze kwaliteit door monitoring en vragen aan klanten.

Wat hebben we bereikt

Subdoel: Personen zijn geregistreerd conform hun feitelijke situatie

 

 

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: Servicepunt en kanalen met goed opgeleide medewerkers voor de relatie met inwoners, ondernemers en instellingen

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: Wij zijn goed bereikbaar voor inwoners, ondernemers en instellingen en open, deskundig en duidelijk in onze contacten

Subdoel: De kwaliteit en de klantbeleving wordt gewaardeerd als goed

Metingen

Beleidsdoelen 2020 2019 2018 2017 2016 Bron
De identiteit, burgerlijke stand en de persoonsinformatie is authentiek en actueel
Zelfevaluatie Reisdocumenten 94,20% 96,60% 96,7% 98%  94%  Zelfevaluatie reisdocumenten
Zelfevaluatie BasisRegistratie Personen (BRP) 98% 98,60% 95,5% 91% 96%  Zelfevaluatie BPR

Doelenboom Bedrijfsvoering

Doelenboom

Beoogd maatschappelijk effect: Solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente

Doel: De medewerkers zijn in staat te doen wat de organisatie vraagt

Hierbij werken wij o.a. aan:

  • Werken in rollen i.p.v. functies;
  • Teamontwikkeling;
  • Leiderschapsontwikkeling;
  • Bevordering lerend vermogen;
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;

Doel: Inwoners zijn geïnformeerd en participeren

Het doel is dat de inwoners van de gemeente Twenterand zich gehoord en betrokken voelen. In beide begrippen zit tweerichtingsverkeer. Beide bereik je ook door goed te luisteren naar wat er in de Twenterandse samenleving gebeurt en ook door daadwerkelijk iets te doen met die signalen. Hierbij gaan we meer naar buiten., werken we meer op locatie, om beter aan te sluiten bij wat leeft in de maatschappij.

Doel: Kwalitatief goede, effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering aan bestuur en organisatie

Dit meer intern gerichte doel wordt bereikt door de realisatie van de subdoelen van alle SCOPAFIJTH – functies. Hierdoor zijn de primaire processen in de andere doelenbomen beter in staat om de bestuurlijke doelen te realiseren.

Doel: De financiële huishouding geeft een volledig en betrouwbaar beeld van de gemeentelijke financiële positie

De (financiële) gegevens die bij de verschillende documenten in de p&c-cyclus verstrekt worden, moeten een juist beeld geven van de financiële positie op dat moment. Dit betekent dat de gegevens in het financiële systeem up-to-date moeten zijn.

Wat hebben we bereikt

Subdoel: Een aantrekkelijke werkgever met gekwalificeerde en flexibel inzetbare medewerkers

Subdoel: Tijdige en volledige communicatie met inwoners, instellingen, bestuur en organisatie

Doelgroepen op tijd en zo volledig mogelijk informeren over de producten, diensten en ontwikkelingen binnen de gemeente Twenterand.

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: De organisatie is doelmatig en doeltreffend gefaciliteerd

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: Actuele informatie is veilig, beschikbaar, betrouwbaar en toegankelijk in efficiënte systemen

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: Alle IC processen zijn beoordeeld op risico’s

Door risico analyses op te stellen en adequate beheersmaatregelen te treffen, krijgen we meer grip op de bedrijfsvoering. Alle betrokkenen maken deel uit van dit proces.

Wat hebben we daarvoor gedaan

Subdoel: Goede advisering en ondersteuning Raad & Griffie

Subdoel: Een zodanig ingericht besluitvormingsproces waardoor besluiten in rechte in stand kunnen blijven

Subdoel: Een jaarlijks materieel sluitende begroting en een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening

Metingen

Verplichte indicatoren 2020 2019 2018 2017 2016 Bron
Formatie* 199,6 178,9 183,4 176,0  191,2 Vensters voor Bedrijfsvoering
Werkelijke Bezetting* 199,6 178,9 183,4 176,2  192,0 Vensters voor Bedrijfsvoering
Apparaatskosten (kst. per inwoner) € 549 € 550 € 542 € 561 € 517 Vensters voor Bedrijfsvoering
Externe inhuur (% van de loonsom) 18,6% 21,0% 20,8% 22,2% 19,0% Vensters voor Bedrijfsvoering
Overhead (% van de totale lasten) 25,0% 19,0% 32,9% 29,1% 29,5% Vensters voor Bedrijfsvoering
* cijfers zijn per 31-12

Wat heeft het gekost

Overzicht baten en lasten Fundament

Realisatie begrotingsjaar Raming begrotingsjaar na wijziging Raming begrotingsjaar voor wijziging Incidenteel gerealiseerd in boekjaar
Doelenboom dienstverlening en klantcontact
Lasten 500.125 581.467 581.449 0
Baten -328.151 -419.070 -419.070 0
Saldo van baten en lasten 171.974 162.397 162.379 0
Doelenboom bedrijfsvoering
Lasten 4.427.071 3.537.177 3.160.692 459.234
Baten -3.045.807 -921.277 -912.820 -707.157
Saldo van baten en lasten 1.381.264 2.615.900 2.247.872 -247.923
Totaal programma lasten 4.927.196 4.118.644 3.742.141 459.234
Totaal programma baten -3.373.958 -1.340.347 -1.331.890 -707.157
Totaal saldo van baten en lasten 1.553.238 2.778.297 2.410.251 -247.923
Mutaties reserves db dienstverl. en klantcontact 0 0 0 0
Mutaties reserves db bedrijfsvoering 275.195 184.608 -41.832 -147.372
Totaal mutatie reserves 275.195 184.608 -41.832 -147.372
Geraamd resultaat 1.828.433 2.962.905 2.368.419 -395.295
gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten -1.225.059

Wat heeft het gekost

Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten op programma 4 is € 1.225.059 lager dan geraamd. Dit verschil wordt onder andere veroorzaakt door onderstaande gegevens.
• Er heeft een verplichte storting in de voorziening pensioen politieke ambtsdragers plaatsgevonden om de voorziening op het vereiste niveau te brengen. Per saldo zorgt dit voor een nadeel van € 168.000
• De post accountantscontrole wordt overschreden met € 40.000 vanwege een noodzakelijke aangescherpte controle en vanwege coronamaatregelen
• Op overige financiële middelen is sprake van een voordeel van ruim € 973.000. Dit komt met name doordat in 2019 correcties hebben plaatsgevonden op nota’s die in eerste instantie onterecht in 2020 waren geboekt van € 100.000. Daarnaast is een eenmalige winstbijdrage inzake vof Vroomshoop oost van ruim € 700.000 ton geboekt die niet geraamd was. De voorziening riool is met € 200.000 naar beneden bijgesteld in verband met een lager rentepercentage en lagere kapitaallasten. Dit geeft een eenmalig voordeel.
• De ontvangen coronamiddelen zijn verantwoord op het programma fundament (€ 1.400.000). De uitgaven als gevolg van corona zijn echter, conform BBV-richtlijnen, verantwoord op alle programma’s. Voorgesteld wordt om het restant van deze middelen van € 632.538 in een nieuw te vormen reserve te storten. Hierover leest u meer in de paragraaf corona. De ontvangen middelen duurzaamheid van € 237.000 zijn in de reserve duurzaamheid gestort.
• De post onderhoud software/abonnementen is met € 280.000,- overschreden. Oorzaak hiervan is onder andere dat de begroting 2020 gebaseerd was op de werkelijkheid 2018 (plus indexeringen). De ontwikkelingen 2019 en 2020 zijn derhalve niet in de raming meegenomen. Daarnaast is er geen raming opgenomen voor strippenkaarten en consultancy. Daar tegenover staat een onderschrijding op het budget 'beveiliging' en 'extra kosten I&A o.b.v. Native traject' van € 168.000. Vervanging servers heeft evenals in 2019 ook dit jaar niet plaatsgevonden, wat een onderschrijding van € 20.000 in zowel 2019 als 2020 heeft opgeleverd (dit is ook gemeld in de jaarrekening 2019). In 2021 moeten de servers vervangen worden en zal er derhalve een overschrijding op dit budget plaatsvinden. Er is een kleine overschrijding op hardware. In 2019 was dit al aangekondigd, toen was er een onderschrijding. Er zijn veel mobiele telefoons aangeschaft (ook gevolg van corona).
• De totale salarissen (inclusief flex) zijn € 170.000 lager dan geraamd. De opleidingskosten zijn totaal (over alle producten) onderschreden met € 25.000. Dit komt met name doordat er een subsidie is ontvangen en omdat er een opleiding terugbetaald is omdat de medewerker uit dienst is gegaan in 2020. Er is een overschrijding op kosten derden van € 45.000 als gevolg van complexe juridisch p-dossiers ondersteund/behandeld door Damsté advocaten. Daarnaast is er een overschrijding op de post bedrijfsauto's van € 45.000 door uitbreiding (van 4 stuks) van het wagenpark en de hogere lasten per geleased elektrisch (duurzaam) voertuig. Van dit bedrag is € 15.000 eenmalig en € 30.000 structureel. Hiertegenover staan lagere reis- en verblijfkosten op de diverse producten van € 43.000. De kosten van loopbaanbegeleiding via POSG zijn voor een bedrag van ruim € 125.000 onttrokken uit de reserve heroriëntatie.
• Onderstaande posten zijn in 2020 onderschreden, omdat de kosten in 2021 gemaakt worden. Deze posten worden hier apart benoemd, aangezien de budgetten niet overgeheveld worden naar 2021, waardoor dit tot een overschrijding zou kunnen leiden in 2021. Als verklaring kan dan worden verwezen naar dit jaarverslag.
2020
ICT overige goederen en diensten (server) € 40.000 (van 2019 en 2020)

Algemene dekkingsmiddelen 2020

Realisatie begrotingsjaar Raming begrotingsjaar na wijziging Raming begrotingsjaar voor wijziging Incidenteel gerealiseerd in boekjaar
Lokale heffingen
Lasten 0 0 0 0
Baten -7.237.567 -7.282.875 -7.192.875 0
Saldo van baten en lasten -7.237.567 -7.282.875 -7.192.875 0
Algemene uitkering
Lasten 0 0 0 0
Baten -48.086.453 -47.281.736 -46.609.571 0
Saldo van baten en lasten -48.086.453 -47.281.736 -46.609.571 0
Dividend
Lasten 0 0 0 0
Baten -1.657.190 -1.657.343 -1.657.343 0
Saldo van baten en lasten -1.657.190 -1.657.343 -1.657.343 0
Saldo financieringsfunctie
Lasten 618.417 625.837 625.837 0
Baten -327.612 -409.876 -409.876 0
Saldo van baten en lasten 290.805 215.961 215.961 0
Overige algemene dekkingsmiddelen
Lasten 0 0 0 0
Baten -877.125 -998.397 -998.397 0
Saldo van baten en lasten -877.125 -998.397 -998.397 0
Totaal algemene dekkingsmiddelen -57.567.530 -57.004.390 -56.242.225 0

Wat heeft het gekost

De algemene dekkingsmiddelen laten een voordeel zien van € 563.140. Dit verschil wordt onder andere veroorzaakt door onderstaande gegevens.
• De opbrengst van de onroerendezaakbelasting is € 45.000 (0,6%) lager dan geraamd.
• De werkelijke inkomsten vanuit het gemeentefonds bedragen in 2020 ruim € 800.000 meer dan begroot. In de meicirculaire 2020 is aangekondigd dat de accressen voor de uitkeringsjaren 2020 en 2021 vastgeklikt worden op het niveau dat toen is gepubliceerd. Dit als onderdeel van het compensatiepakket corona. Dat geeft rust en stabiliteit in een roerige tijd. Een mogelijke toe- of afname van de rijksuitgaven leiden in die jaren hierdoor niet tot wijziging van het accres. Het voordeel wordt met name veroorzaakt door het voorschot op de onderschrijding van het plafond van het BTW-compensatiefonds (€ 170.000) en diverse hoeveelheidsverschillen (€ 446.000) zoals wijzigingen in het aantal woonruimten, huishoudens en bijstandsontvangers.
• Het saldo van de financieringsfunctie laat een nadeel zien van bijna € 75.000. Dit wordt veroorzaakt doordat er minder rente is ontvangen op de verstrekte hypotheken aan ambtenaren dan bij de begroting vanuit is gegaan.
• De overige algemene dekkingsmiddelen zijn ruim € 121.000 lager dan geraamd. Dit verschil wordt veroorzaakt door de bespaarde rente op reserves en voorzieningen.