Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering heeft zich vooral bezig gehouden met interne en externe dienstverlening en ondersteuning van de raad:
•    Onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. 
•    Onze bedrijfsvoering: het verzorgen van randvoorwaardelijke zaken, van informatie en van advies. 
•    En onze griffie die de raad ondersteunt en adviseert ten behoeve van een hoogwaardige kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming.

Verderop wordt per onderdeel beschreven wat er in 2025 allemaal is gerealiseerd: plan voor uitbreiding raadszaal, verkiezingen, elektronisch ondertekenen, verbouwing gemeentehuis, stijging energiekosten enzovoorts.

Bedrijfsvoering houdt zich bezig met interne en externe dienstverlening en griffie.

Bedrijfsvoering omvat Personeel en Organisatie, (interne) Communicatie, Bestuursadvies en -ondersteuning van B&W, Planning & Control, Financiën , Informatisering & Automatisering, Bodediensten en Bestuurlijk Juridische zaken en de Griffie.

Voor de jaarrekening en dergelijke nemen we de Griffie mee in de verantwoording.

Vervanging AV-installatie raadszaal
Een werkgroep van de raad heeft een plan voorbereid voor de vervanging van de AV-installatie en inventarisatie van vernieuwing van de raadzaal. Besluitvorming en uitvoering is voorzien in 2026.

Het meerwerk van de accountant heeft om extra middelen gevraagd. Met de accountant zijn afspraken gemaakt hoe meerwerk in het vervolg voorkomen kan worden. Daarnaast heeft zich een wijziging in de rechtspositie van raadsleden voorgedaan waardoor de kosten voor raadsleden hoger zijn dan eerder geraamd.

In 2025 is binnen het sociaal domein  aandacht geschonken aan het meten van de dienstverlening  aan inwoners. In 2026 wordt hier gemeente breed een start mee gemaakt. Synergie tussen de centrale toegangskanalen telefonie, post, receptie, website en Social Media en consistentie van de dienstverlening over de kanalen heeft continue de aandacht.  

In verband met de verbouwing/herinrichting is er voor 2025 een uitwijklocatie gevonden voor huwelijken, hiervoor is € 10.000 beschikbaar gesteld. Er is meermalen gebruik gemaakt van dit scenario. De kosten zijn gedekt binnen het beschikbare budget.

Voor het organiseren van de Tweede Kamer verkiezingen (in verband met de val van het kabinet)  is € 80.000,00 geraamd.   De totale kosten zijn uiteindelijk €102.545 geworden. Dit betekent ten opzichte van de raming een overschrijding van  €22.545. Vanuit het Rijk zijn op een later moment echter gelden beschikbaar gesteld ter grootte van €113.000.  Dit bedrag is in de slotrapportage als voordeel meegenomen, daar toen de totale kosten nog niet inzichtelijk waren.  omdat er bij de BERAP al €80.000 aan kosten was opgenomen. 

Inwonersbetrokkenheid 2025
In 2025 is een QuickScan Participatie gestart om de huidige inwonersbetrokkenheid in Twenterand te verbeteren. De raad gaf op 15 mei 2025 input. De QuickScan wordt afgerond samen met het rekenkameronderzoek. De resultaten gaan later naar de raad, die daarna besluit over mogelijke aanpassingen in de participatie-aanpak. 

Datagedreven werken
De pilot is gestart. Bij de kadernota 2025 zijn middelen beschikbaar gesteld om datagedreven werken (hierna DGW) structureel neer te zetten en te borgen (€100.000,- per jaar voor de duur van drie jaar). In Twenterand is hier dan ook een traject voor van start gegaan, waarbij aandacht zal zijn voor onderwerpen zoals het verbreden van kennis/vaardigheden van medewerkers op het gebied van DGW, standaardisatie en het beschrijven van werkprocessen, het opstellen van een datastrategie, datakwaliteit en het opzetten van een datawarehouse-omgeving. Gemeente Twenterand beschikt over twee medewerkers op het gebied van DGW en zijn dan ook de interne trekkers. Daarnaast worden zij bij het realiseren van het datatraject ondersteund door dataspecialisten van Kennispunt Twente (onderdeel van Samen14 Twente). Dit i.v.m. het feit dat er anders onvoldoende capaciteit beschikbaar blijft voor reguliere interne datavraagstukken vanuit de diverse teams en dat Kennispunt Twente over bepaalde specifieke kennis beschikt op o.a. het gebied van het opzetten van de datawarehouse-omgeving. In 2025 zijn eerste stappen gezet m.b.t. het traject DGW. Dit heeft gezorgd voor een uitnutting van 46.000.- van het totale beschikbare jaarlijkse budget van € 100.000, -. Omdat het traject medio 2025 is gestart schuiven de resterende middelen door naar de komende jaren, dit is reeds door de raad besloten bij het vaststellen van de slotnota. 

Het jaar 2025 wordt beschouwd als een opstartjaar, in 2026 en in de jaren erna zullen verdere stappen worden gezet met betrekking tot het structureel neerzetten en borgen van DGW.

E-depot
De pilot is gestart. Er is een overeenkomst gesloten met het Drents Archief per 1-10-2025 tot 1-10-2027 voor een proefoverbrenging. Aan de hand van een stappenplan gaan we in ieder geval twee zaaktypes uit het zaaksysteem Djuma (te weten Grond aankopen en Jaarrekening opstellen) als proef overbrengen naar het Drents Archief.

Het doel van de pilot is om te leren - met concreet geformuleerde leerdoelen en een evaluatie - en na afloop een onderbouwd advies te kunnen geven over een definitieve oplossing.
Omdat het traject eind 2025 is gestart schuiven de resterende middelen (€ 50.000) door naar de komende jaren, dit is reeds door de raad besloten bij het vaststellen van de slotnota.

Corsa
Alle archiefgegevens zijn van Corsa overgezet naar Djuma. De werkzaamheden zijn in 2025 geïnventariseerd en uitgevoerd. Het was een bewerkelijk traject met diverse externe partijen. Bij een analyse achteraf, is geconstateerd dat er nog een nabewerking moet plaatsvinden. Begin 2026 wordt hier de laatste hand aan gelegd. Bovenstaande heeft binnen bestaande budgetten plaatsgevonden.

Cloudontwikkelingen
Onder andere logistiek zonder papier (LOZP) was een papieren traject en volledig gedigitaliseerd in de cloud. Er zijn op beperkte schaal (afhankelijk van mogelijkheden leveranciers en logisch momentum voor overgang) applicaties naar de cloud gegaan. Minder dan vooraf aangenomen.

Elektronisch ondertekenen 
Wij hebben 20 licenties voor de organisatie zodat stukken digitaal ondertekend kunnen worden. De griffie maakt inmiddels gebruik van de ondertekensoftware van Ibabs. 

Regeling thuiswerken / hybride werken
Als gevolg van de herinrichting van het gemeentehuis en om in te spelen op de huidige ontwikkelingen op de arbeidsmarkt is er een keuze gemaakt voor het plaats- en tijdonafhankelijk werken (hybride). Daarbij is de werkgever verplicht vanuit Arbowetgeving en goed werkgeverschap zorg te dragen voor een gezonde en ergonomische werkplek thuis. Daarvoor is een regeling opgesteld waarbij medewerkers een maximale vergoeding kunnen ontvangen voor het inrichten van de thuiswerkplek en ICT voorzieningen. De bedragen zijn per medewerker max. € 800,- voor de thuiswerkplek en max. € 400,- voor ICT.  Voor de eerste aanschaf was een bedrag geraamd van € 260.000 (t.l.v. reserve personeel). Voor de jaren vanaf 2025 is t.b.v. nieuw instromende medewerkers een bedrag geraamd van jaarlijks € 32.000. De werkelijke kosten zijn in 2025 € 42.000. Dit blijft dus achter bij de raming. Daar de verbouwing van het gemeentehuis nog niet klaar is, kan de vraag in 2026 groter zijn dan het jaarlijks geraamde bedrag (voor nieuw instromende medewerkers). 

Arbeidsmarktsituatie
In 2025 is voor een aantal moeilijk vervulbare vacatures gebruik gemaakt van werving & selectie bureaus waardoor kosten van werving zijn gestegen. De arbeidsmarktsituatie is onveranderd. In 2025 was er regelmatig schaarste bij functies over vrijwel de gehele linie. Werkgever zet interventies in om een aantrekkelijke werkgever te zijn waarbij ontwikkelingen in de cao toegepast worden met betrekking tot aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden (reiskostenregeling woon-werkverkeer, vitaliteit).

Onderhoudsronde functieweging
In 2025 is de onderhoudsronde van de functiewaarderingssystematiek HR21 gestart. De kosten voor de inzet van het begeleidende bureau zijn gedekt. Er is nog geen zicht op de uitkomsten van de functieweging.

In de huidige fase van de organisatieontwikkeling is gewerkt aan het doorontwikkelen van de organisatie, de teams en onze professionals. Een aantal werkprocessen zijn geoptimaliseerd en er is gewerkt aan teamplannen en een directieplan. Net als voorgaande jaren zijn er een aantal ontwikkeldagen georganiseerd voor alle personeelsleden.

In amendement A09 (kadernota 2025) is besloten de gevraagde verhoging (€ 70.000) van het opleidingsbudget niet te honoreren. Er is helaas in totaal een overschrijding van  € 40.000 ontstaan door trainingen en opleidingen die niet te vermijden waren. Er zijn zeer veel nieuwe (onervaren) collega's aangenomen die ingewerkt moesten worden en die daarvoor vaak externe opleidingen hebben gevolgd.

In de begroting 2025 en verder is een structurele verhoging van € 250.000 euro opgenomen om de gestegen energieprijzen te ondervangen. De energiekosten zijn inderdaad fors gestegen, echter door de zachte winter is er in 2025 een incidentele meevaller van € 90.000. De verwachting is echter dat de stijging van energieprijzen door zal zetten in de komende jaren. 

Partnerschap Melle
Op 12 december werd het partnerschap tussen Melle en Twenterand officieel bekrachtigd. Eerder was de gemeente al twee dagen aanwezig met een eigen promotiekraam vol streekproducten en gadgets tijdens de Geraniummarkt in Melle. Het doel hiervan was het versterken van de onderlinge relatie, het vergroten van de naamsbekendheid van Twenterand in Melle en het stimuleren van toekomstige samenwerking tussen beide gemeenten.

Subsidieverwerver
Ook in 2025 heeft subsidieverwerving tot diverse successen geleid.  In totaal is ruim € 5.300.000 aan subsidies binnengehaald.

Behaalde resultaten subsidieverwerver in 2025:

• Woningbouw op Korte Termijn €5.017.035
• Gemeente brede inzet centrummanager  €75.000
• Cultuurmakelaar Twenterand 2025-2026  €27.500
• Cultuureducatie 2025 en 2026 €23.504
• Soorten Management Plan (SMP) €176.256
• Groene BOA €5.000

In 2025 is verder gewerkt aan de verbouw en herinrichting van het gemeentehuis. De geraamde opbrengst van verhuur aan derden is hierop aangepast.  Het is nog niet gelukt om een huurder te vinden voor het gedeelte rond en voor het Reggedok.  

Eind 2025 was er nog geen zekerheid over de intrek van de Bibliotheek in de hal van het gemeentehuis, inmiddels is er overeenstemming, sinds februari 2026. 

Belangrijke ontwikkeling hier is de Wet open overheid (Woo), als vervanger van Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Voor meer toelichting wordt verwezen naar de (verplichte) paragraaf openbaarheid Woo.

Binnen ons risicobeleid hebben we expliciet aandacht besteed aan frauderisico's en de beheersing daarvan. Op basis van een jaarlijks geactualiseerde frauderisicoanalyse richten we ons op beheersing van dergelijke risico's langs de drie lijnen van de fraudedriehoek: gelegenheid, rationalisatie en druk. Impliciet is daarbij ook aandacht geweest voor corruptie.