Programma Fundament

Inleiding Fundament

Inleiding Programma Fundament

Programma Fundament

Het beoogd effect van het programma Fundament is een (financieel) gezonde organisatie die kan inspelen op de ontwikkelingen in de maatschappij. Het Fundament omvat reguliere bedrijfsvoering, die zorgt dat de basis op orde is, en organisatieontwikkeling die ervoor zorgt dat we goed kunnen inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Om als organisatie snel en flexibel te reageren op de veranderingen en resultaatgericht te blijven, is en blijft continu doorontwikkelen noodzakelijk. We spreken dan ook niet meer van een Heroriëntatie, maar van organisatieontwikkeling.

De inhoud van het Fundament is ondersteunend aan de programma’s Sociaal Domein, Ruimte en Economie en vrije tijdsbesteding en is randvoorwaardelijk om de doelen binnen de andere programma’s te realiseren. Om tot een solide bedrijfsvoering te komen, worden de zogenaamde piofach-taken uitgevoerd (zie doelenboom bedrijfsvoering). Onder organisatieontwikkeling werken we aan een aantal ontwikkelopgaven zoals Twenterand Digitaal, Professionalisering, Dienstverlening, Programmasturing en tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Deze organisatiebrede thema’s zijn nauw verweven met elkaar en met de werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. Het programma Fundament bevat de doelenbomen dienstverlening en bedrijfsvoering.

Regiegemeente

De continu en snel veranderende wereld met de complexe (maatschappelijke) opgaven die daaruit voortkomen vraagt om een andere aanpak. Ook nemen taken en verantwoordelijkheden voor gemeenten meer en meer toe, denk bijvoorbeeld aan taken binnen het sociaal domein en informatiebeveiliging. We moeten met relatief weinig mensen veel werk verzetten. Om de effecten die we beogen toch te kunnen bereiken, zijn we genoodzaakt regie te voeren. Een regiegemeente is in onze visie een gemeente “die bestuurt afhankelijk van de maatschappelijke opgave, doelen realiseert in samenwerking met en in de samenleving en haar wettelijke taken uit­voert”. Daarnaast is er veel potentie in de maatschappij om doelen te realiseren. Daar willen we meer gebruik van maken.  We ontwikkelen ons daarom door naar een organisatie die flexibel is, die faciliteert, netwerkt en continu leert. De doorontwikkeling van de organisatie is geen doel op zich, maar een noodzakelijk middel om tot een organisatie te komen die ook in de toekomst bestaansrecht heeft en kan blijven inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Dit betekent dat we slimmer en efficiënter moeten werken en meer gaan samenwerken met inwoners, bedrijven en organisaties.

Vaste kern, flexibele schil

Om als organisatie regie te voeren en snel en flexibel te reageren op de veranderingen en resultaatgericht te blijven, wordt meer bewegingsruimte gecreëerd door de ontstane (bestaande) formatieruimte in principe niet automatisch meer structureel in te vullen. De waarde van deze formatieruimte wordt omgezet in een personeelsbudget waardoor een flexibele schil wordt gecreëerd. Dit schept mogelijkheden voor de flexibele inzet bij het realiseren van de programmadoelstellingen. Waar opgaven erom vragen en dit meerwaarde oplevert, worden flexibel ingevulde functies vast ingevuld.

Inzet personeel

Zoals besloten bij de vaststelling van de Kadernota wordt, in verband met personele knelpunten, de formatie uitgebreid met 6,6 fte.  De verwerking hiervan is op programmaniveau terug te vinden.

Professionalisering

Welke inhoudelijk kennis in huis aanwezig moet zijn is afhankelijk van de opgaven. Wat betreft competenties en vaardigheden wordt voortdurend gewerkt aan professionalisering van medewerkers. Denk hierbij aan o.a. eigenaarschap, procesregie, initiatief nemen, verbinden, onderzoeken, samenwerken, netwerken, onderhandelen, mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en creativiteit.

Doelenboom Bedrijfsvoering

Doelenboom

Inhoudelijk perspectief

Bedrijfsvoering

Alle taken en activiteiten binnen bedrijfsvoering zijn gericht op de ondersteuning van het primaire proces. Daarmee is de doelstelling van bedrijfsvoering, passend binnen het programma Fundament, gericht op een solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente. De voorstellen zoals hierna toegelicht kunnen in dat kader gezien worden

 

Enkele ontwikkelingen uitgelicht:

 Inwonersbetrokkenheid

Wij willen meer gebruik maken van het potentieel van de samenleving, willen inwoners ondernemers en iedereen die op andere manieren verbonden is met de Twenterandse samenleving uitdagen om meer te participeren in het gemeentelijke domein. Om dit te bereiken wordt voorgesteld om financiële middelen en capaciteit beschikbaar te stellen (zie voorstel inwonersbetrokkenheid)

 

Duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis

In 2019 is een voorbereidingskrediet duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis aangevraagd. Wanneer de raad positief besluit op deze aanvraag, worden de samenhangende kapitaallasten gedekt uit de opbrengsten verhuur. Daarmee hebben we een sluitende businesscase.

 

Twenterand Digitaal

Twenterand Digitaal is ondersteunend aan de doelen van de programma’s. Grote opgaven voor dit ontwikkelprogramma zijn in 2020 en verder o.a. Digitaal stelsel omgevingswet, Koppeling BAG-BGT/FME en Bits flexwerken. (Zie voorstellen doelenboom bedrijfsvoering).

Software kosten (inclusief implementatie kosten) voor o.a. de doorontwikkeling van de telefonische- en digitale dienstverlening (GT-connect) en datagestuurd werken worden gedekt uit het beschikbare werkbudget.

Beoogd maatschappelijk effect

Solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente

Doel: De medewerkers zijn in staat te doen wat de organisatie vraagt

Hierbij werken wij o.a. aan:

  • Werken in rollen i.p.v. functies;
  • Teamontwikkeling;
  • Leiderschapsontwikkeling;
  • Bevordering lerend vermogen;
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;

Doel: Inwoners zijn geïnformeerd en participeren

Het doel is dat de inwoners van de gemeente Twenterand zich gehoord en betrokken voelen. In beide begrippen zit het tweerichtingsverkeer. Beide bereik je ook door goed te luisteren naar wat er in de Twenterandse samenleving gebeurt en ook door daadwerkelijk iets te doen met die signalen. Hierbij gaan we meer naar buiten., werken we meer op locatie, om beter aan te sluiten bij wat leeft in de maatschappij.

Doel: Kwalitatief goede, effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering aan bestuur en organisatie

Dit meer intern gerichte doel wordt bereikt door de realisatie van de subdoelen van alle piofach– functies. Hierdoor zijn de primaire processen in de andere doelenbomen beter in staat om de bestuurlijke doelen te realiseren.

Doel: De financiële huishouding geeft een volledig en betrouwbaar beeld van de gemeentelijke financiële positie

De (financiële) gegevens die bij de verschillende documenten in de p&c-cyclus verstrekt worden, moeten een juist beeld geven van de financiële positie op dat moment. Dit betekent dat de gegevens in het financiële systeem up-to-date moeten zijn.

Subdoel: Actuele informatie is veilig, beschikbaar, betrouwbaar en toegankelijk in efficiënte systemen

Door de inrichting van processen en het beschikbaar hebben van actuele (stuur-) informatie in daartoe geschikte applicaties en basisregistraties wordt verder gewerkt aan effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering van bestuur en organisatie.

Zo gaan we dat doen

Subdoel: Alle IC processen zijn beoordeeld op risico’s

Door risico analyses op te stellen en adequate beheersmaatregelen te treffen, krijgen we meer grip op de bedrijfsvoering. Alle betrokkenen maken deel uit van dit proces.

Zo gaan we dat doen

Verklaring verschillen Programma Fundament

Overzicht baten en lasten

Programma Fundament
Lasten
Doelenboom Dienstverlening 0,00
Doelenboom Bedrijfsvoering 192.560,00
192.560,00
Baten
Doelenboom Dienstverlening 0,00
Doelenboom Bedrijfsvoering -419.000,00
-419.000,00
Totaal programma Fundament -226.440,00
Het voordeel van € 226.440 wordt onder andere veroorzaakt door de volgende posten:
De meicirculaire laat een voordeel voor de algemene uitkering zien van € 504.000
De gemeentelijke gebouwen is met € 36.000 overschreden. Er zijn diverse (school)gebouwen
in beheer over gegaan naar de gemeente. De energiekosten, belasting, onderhoud e.d. waren nog
niet in de raming opgenomen.
De zoekrichting gemeentehuis, wat een huuropbrengst moet opleveren van € 85.000 wordt in
2020 niet gehaald.
Door de gevolgen van Corona (thuiswerken) moesten er meer laptops, citrix licenties, e.d.
worden aangeschaft, wat een extra kostenpost van € 55.000 betekent.
Door een nieuwe aanbesteding van de opstalverzekering van de gemeentelijke gebouwen liggen
de kosten € 60.000 hoger dan geraamd.
De accountantskosten zijn € 20.000 hoger dan geraamd door meerwerk.