VOORSTEL: E-depot

Omschrijving

E-depot staat voor een digitale voorziening voor het bewaren en beschikbaar stellen van wettelijk blijvend te bewaren informatie. Volgens de definitie van het Nationaal Archief is een e-depot: 
‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’
Het heeft een wettelijke basis op grond van de eis van het selecteren en overbrengen (naar een bewaarplaats) van blijvend te bewaren informatie. 
Hierin trekken wij op samen met andere Twentse gemeenten vanuit het IT-platform Twente, met een marktconsultatie en analyse en een daarop gebaseerde businesscase. Daarbij hebben wij, samen met een 7-tal andere gemeenten gekozen voor de variant van een e-depot geboden door een ervaren provinciale archiefinstelling met als argument ontzorgd te worden. Deze variant vraagt € 70.000 per jaar. vooralsnog voor de duur van een proefperiode van 2 jaar, waarna een definitieve beslissing genomen zal worden.