Hier noemen wij vijf onderwerpen.
Pilot DGW
DGW (datagedreven werken) gaat om het analyseren, doorgronden en sturen op basis van data. Waarmee de kwaliteit van besluitvorming toeneemt omdat die mede plaatsvindt op basis van inzichten verkregen uit data. Twenterand heeft de eerste stappen gezet – met name in het sociaal domein – en uit de raadsinformatiebijeenkomst van 29 januari 2024 is gebleken dat het ook voor andere domeinen als toegevoegde waarde wordt gezien als daar stappen worden gezet.
Daarom willen we nu vervolgstappen zetten, gebruikmakend van een daarvoor – samen met een extern deskundige – opgestelde roadmap. Deze roadmap schetst het traject om DGW verder uit te bouwen en in de vorm van een aanpak bestaande uit drie fasen:
- Standaardiseren. Centraal staan hier het optimaliseren van datavaardigheden van medewerkers en het opzetten van basisprocessen.
- Verdiepen. Hier gaat het om een verdiepingsslag op kennis, vaardigheden en thema’s als datastrategie en datamanagement.
- Verbreden. Dit is het ‘verbreden’ van opgedane kennis en ervaring met als einddoel een uniforme aanpak ingebed in de organisatie.
Het doorlopen van deze fasen vraagt een goede voorbereiding en adequate begeleiding en daarmee tijd en middelen. Verwacht wordt dat deze fasen in een periode van drie jaar afgerond kunnen worden en daarom wordt hiervoor een pilot ingericht. Wat middelen betreft gaat het om € 100.000 per fase, in totaal € 300.000. Deze middelen worden besteed aan met name externe ondersteuning voor ontwikkeling en implementatie DataWareHouse-omgeving, om verzamelen, opslag, beheer en ontsluiten van data te regelen. En aan een uniforme en toekomstbestendige toolset, ten behoeve van presentatie functionaliteiten.
E-depot
E-depot staat voor een digitale voorziening voor het bewaren en beschikbaar stellen van wettelijk blijvend te bewaren informatie. Volgens de definitie van het Nationaal Archief is een e-depot:
‘Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.’
Het heeft een wettelijke basis op grond van de eis van het selecteren en overbrengen (naar een bewaarplaats) van blijvend te bewaren informatie.
Hierin trekken wij op samen met andere Twentse gemeenten vanuit het IT-platform Twente, met een marktconsultatie en analyse en een daarop gebaseerde businesscase. Daarbij hebben wij, samen met een 7-tal andere gemeenten gekozen voor de variant van een e-depot geboden door een ervaren provinciale archiefinstelling met als argument ontzorgd te worden. Deze variant vraagt € 70.000 per jaar. vooralsnog voor de duur van een proefperiode van 2 jaar, waarna een definitieve beslissing genomen zal worden.
Corsa
Corsa is een zogenaamd DMS (document management systeem), een digitaal systeem voor het archiefwaardig (duurzaam en toegankelijk) opslaan en bewaren van digitale stukken. Twenterand gebruikte dit tot 2017, toen werd overgestapt op de ESuite als zaaksysteem. Vanaf toen werd Corsa aangehouden voor raadpleegdoeleinden, omdat de inhoud niet werd overgezet naar ESuite. Dit laatste kost jaarlijks zo’n € 15.000. Bij de overgang naar Djuma vanaf 2023 zijn alle dossiers uit ESuite ook overgezet naar Djuma. Sluitstuk van de invoering van Djuma is het overzetten van die dossiers, waarvoor dit nodig is, uit Corsa naar Djuma gevolgd door het uitfaseren van Corsa. Daarmee geven we invulling aan wet- en regelgeving die ons verplicht deze data te bewaren en te kunnen ontsluiten, tot aan de termijn van archiefvernietiging. Dat vraagt eenmalig € 100.000, maar daar staat tegenover dat de jaarlijkse kosten ad. € 15.000 voor het aanhouden van de raadpleegfunctie vervallen vanaf 2026.
Cloudontwikkelingen
T.a.v. software is ons beleid om noodzakelijke software zoveel als mogelijk in de cloud te hebben om de beheerkosten van software te beperken. Welke applicaties naar de cloud overgaan hangt mede af van de mate waarin dit bij leveranciers mogelijk is en van wanneer er belangrijke wijzigingen in applicaties plaatsvinden. Goede uitvoering vraagt structurele middelen en daarvoor wordt voorgesteld het onderhoud software budget structureel met € 25.000 te verhogen.
Elektronisch ondertekenen
We gaan bij onze gemeente steeds verder met het digitaliseren van werkprocessen. Ook communicatie met inwoners en organisaties gaat steeds vaker digitaal. Met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv; inwerkingtreding naar verwachting 1 januari 2025) krijgt de burger het recht op digitaal zakendoen met de overheid. Dat vraagt om het elektronisch ondertekenen van documenten.
Elektronisch ondertekenen van documenten maakt werkprocessen efficiënter en draagt zo bij aan geheel digitaliseren ervan. Digitale documenten hoeven niet langer te worden geprint, ondertekend en daarna weer gescand, maar kunnen direct online ter ondertekening verzonden worden.
Er zal gebruik worden gemaakt van de applicatie die bij de Griffie al is ingevoerd en het vraagt vanaf 2025 € 15.000 structureel.
| Voorstel |
i/s |
Financieel |
v/n |
| Pilot DGW (2025 t/m 2027, jaarlijks) |
i |
€ 100.000 |
n |
| E-depot (2025 en 2026, jaarlijks) |
i |
€ 70.000 |
n |
| Corsa (bewaren data) |
i |
€ 100.000 |
n |
| Corsa (lagere kosten door uitfasering vanaf 2026) |
s |
€ 15.000 |
v |
| Cloudontwikkelingen |
s |
€ 25.000 |
n |
| Elektronisch ondertekenen |
s |
€ 15.000 |
n |