Meer
Publicatiedatum: 08-07-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Programma Fundament

Inleiding

Programma Fundament

Het beoogd effect van het programma Fundament is een (financieel) gezonde organisatie die kan inspelen op de ontwikkelingen in de maatschappij. Het Fundament omvat reguliere bedrijfsvoering, die zorgt dat de basis op orde is, en organisatieontwikkeling die ervoor zorgt dat we goed kunnen inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Om als organisatie snel en flexibel te reageren op de veranderingen en resultaatgericht te blijven, is en blijft continu doorontwikkelen onontkoombaar. We spreken dan ook niet meer van een Heroriëntatie, maar van organisatieontwikkeling.

De inhoud van het Fundament is ondersteunend aan de programma’s Sociaal Domein, Ruimte en Economie en is randvoorwaardelijk om de doelen binnen de andere programma’s te realiseren. Om tot een solide bedrijfsvoering te komen, worden de zogenaamde scopafijth-taken uitgevoerd (zie doelenboom bedrijfsvoering). Onder organisatieontwikkeling werken we aan een aantal ontwikkelopgaven zoals Twenterand Digitaal, Professionalisering, Dienstverlening, Programmasturing en tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Deze organisatiebrede thema’s zijn nauw verweven met elkaar en met de werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. Het programma Fundament bevat de doelenbomen dienstverlening en bedrijfsvoering.

 

Regiegemeente

De continu en snel veranderende wereld met de complexe (maatschappelijke) opgaven die daaruit voortkomen vraagt om een andere aanpak. Ook nemen taken en verantwoordelijkheden voor gemeenten meer en meer toe, denk bijvoorbeeld aan taken binnen het sociaal domein en informatiebeveiliging. We moeten met relatief weinig mensen veel werk verzetten. Om de effecten die we beogen toch te kunnen bereiken, zijn we genoodzaakt regie te voeren. Een regiegemeente is in onze visie een gemeente “die bestuurt afhankelijk van de maatschappelijke opgave, doelen realiseert in samenwerking met en in de samenleving en haar wettelijke taken uit­voert”. Daarnaast is er veel potentie in de maatschappij om doelen te realiseren. Daar willen we meer gebruik van maken. Dit betekent dat we slimmer en efficiënter moeten werken en meer gaan samenwerken met inwoners, bedrijven en organisaties. We ontwikkelen daarom door naar een kernorganisatie die flexibel is, die faciliteert, netwerkt en continu leert. De doorontwikkeling naar een kernorganisatie is geen doel op zich, maar een noodzakelijk middel om tot een organisatie te komen die ook in de toekomst bestaansrecht heeft en kan blijven inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij.

 

Vaste kern, flexibele schil

Om als organisatie regie te voeren en snel en flexibel te reageren op de veranderingen en resultaatgericht te blijven, wordt meer bewegingsruimte gecreëerd door de ontstane (bestaande) formatieruimte in principe niet automatisch meer structureel in te vullen. De waarde van deze formatieruimte wordt omgezet in een personeelsbudget waardoor een flexibele schil wordt gecreëerd. Dit schept mogelijkheden voor de flexibele inzet bij het realiseren van de programmadoelstellingen. Waar opgaven erom vragen en dit meerwaarde oplevert, worden flexibel ingevulde functies vast ingevuld.

 

Personele knelpunten

Als functies vrijvallen worden deze niet automatisch ingevuld, maar er wordt organisatiebreed bekeken voor welke opgaven capaciteit noodzakelijk is. Waar mogelijk vinden voor het invullen van vacatures interne verschuivingen plaats. Bij de begroting 2019 zijn de knelpunten die toen bestonden binnen het sociaal domein en op het gebied van I&A opgelost. Op dit moment bestaat nog een aantal knelpunten. Deze zijn in onderstaand schema opgenomen. Op 13 november 2018 heeft portefeuillehouder Van der Kolk toegezegd dat de raad bij de kadernota voorstellen m.b.t. handhaving ontvangt. In onderstaand overzicht zijn ook de knelpunten bij handhaving meegenomen. De voorstellen behorende bij de knelpunten zijn opgenomen in de betreffende programma’s.

 

Welke inhoudelijk kennis in huis aanwezig moet zijn is afhankelijk van de opgaven. Wat betreft competenties en vaardigheden wordt gewerkt aan professionalisering van medewerkers organisatie breed, op team niveau en op individueel niveau. Denk hierbij aan o.a. procesregie, initiatief nemen, verbinden, onderzoeken, samenwerken, netwerken, onderhandelen, mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden en creativiteit.

 

 

Doelenboom Dienstverlening en klantcontact

Doelenboom

Inhoudelijk perspectief

Organisatiebrede dienstverlening
Onze inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemingen staan centraal. De toegang tot de gemeente is laagdrempelig en zo eenvoudig mogelijk. De gemeente Twenterand staat als meest nabije overheid middenin de informatiesamenleving. We faciliteren selfservice. Digitale toegang, het goed op orde hebben van beveiliging en privacy en nieuwe technieken zijn voor de gehele informatievoorziening randvoorwaardelijk. Het inrichten hiervan stelt naast de veranderende dienstverlening aan de voorkant, eisen aan de beschikbaarheid en mogelijkheden van onze systemen. Synergie tussen de verschillende kanalen zoals telefonie, balie, post en Social Media en consistentie van de dienstverlening over de kanalen heen, is hierbij van belang. Door toepassing van organisatie- breed zaakgericht werken is aan een eerste voorwaarde voldaan voor data gestuurd werken. Hierdoor kunnen ook de prestaties van de dienstverlening worden geoptimaliseerd.

De kanalen in combinatie met digitale informatiebronnen zijn middelen waarmee de gemeente de inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties voorziet in zijn/haar eigen product/dienst. Van belang is dat alle medewerkers werken volgens de spelregels  van het zaakgericht werken en gebruik maken van de producten en diensten catalogus met hierin de actuele informatie van wet en regelgeving en de specifieke afspraken rondom samenwerking. De gezamenlijke aanbesteding binnen het “Samen organiseren” project van de VNG – GT-Connect- en Dimpact Klantinteractie zal bijdragen aan het klantgericht handelen. Het zal leiden tot aanvullende communicatiefaciliteiten en het geven en registreren van antwoorden over de verschillende kanalen heen.

De met de aanschaf en implementatie van systemen gepaard gaande kosten, zijn opgenomen in het onderdeel Twenterand Digitaal.

 

Beoogd maatschappelijk effect

Klantgedreven dienstverlening

Doel: De identiteit, burgerlijke stand en de persoonsinformatie is authentiek en actueel

Bij geboorte of bij binnenkomst van elke nieuwe inwoner van Nederland wordt de identiteit vastgesteld en vastgelegd. Alle inwoners van de gemeente Twenterand zijn geregistreerd met een set van gegevens in de basisregistratie (BRP). De kwaliteit wordt bepaald door de actualiteit en authenticiteit van de geregistreerde gegevens. Op basis hiervan hebben inwoners bepaalde rechten en kunnen zij gebruik maken van bepaalde diensten en voorzieningen.

Doel: De uitvoering van de publieksdiensten is snel, soepel en oplossingsgericht

De uitvoering van de publieksdiensten is snel, soepel en oplossingsgericht en sluit steeds meer aan bij het besef dat mensen graag zelf hun zaken regelen, wanneer het hen uitkomt. Ook in 2020 zal verder worden geïnvesteerd in kanaalonafhankelijk werken en responsieve E-formulieren. Voor mensen die dit niet kunnen, bieden we ondersteuning. Standaard waar het kan, persoonlijk en op maat waar het moet. De inrichting van selfservice vereist beschikbaarheid van systemen, beveiliging en ICT-infrastructuur.

Doel: De dienstverlening is toegankelijk en kwalitatief goed

Bij klantgedreven dienstverlening geloven we dat de kracht voor goede dienstverlening in de betrokkenheid en professionaliteit zit van de medewerkers. Toegankelijk qua (toegangs-)kanalen en werken volgens onze dienstverleningskernwaarden: professioneel, invoelend en respectvol, oplossingsgericht en transparant. De logica (of de beleving) van de inwoner is daarbij belangrijk, onze organisatie is daarbij zoveel mogelijk ondersteunend. We zorgen dat de verwachting rondom onze dienstverlening helder is. Wij verbeteren onze kwaliteit door monitoring en vragen aan klanten.

Subdoel: Servicepunt en kanalen met goed opgeleide medewerkers voor de relatie met inwoners, ondernemers en instellingen

In het servicepunt komen meerdere 1ste lijns (toegangs-) kanalen samen. De informatie uit die kanalen (balie, telefonie, post, mail, website, ed) wordt gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren en de interne samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zodat selfservice door inwoners wordt bevorderd.

Subdoel: Wij zijn goed bereikbaar voor inwoners, ondernemers en instellingen en open, deskundig en duidelijk in onze contacten

Wij zijn helder in onze bereikbaarheid en de verwachtingen bij onze producten en diensten. Wij experimenteren met nieuwe dienstverlening. We kijken of het werkt voor onze klanten, zo niet dan stoppen we ermee.

Subdoel: De kwaliteit en de klantbeleving wordt gewaardeerd als goed

Wij nemen de beleving van onze klanten en inwoners serieus. Daarom gaan we meer in contact met onze inwoners, werken we meer op locatie, zodat we onze dienstverlening kunnen aanpassen of verbeteren als daar behoefte aan is. We leren en verbeteren. Daarbij maken we gebruik van de benchmark Vensters voor Dienstverlening en Waar staat je gemeente.

Metingen

Doelenboom Bedrijfsvoering

Doelenboom

Inhoudelijk perspectief

Bedrijfsvoering

Alle taken en activiteiten binnen bedrijfsvoering zijn gericht op de ondersteuning van het primaire proces. Daarmee is de doelstelling van bedrijfsvoering, passend binnen het programma Fundament, gericht op een solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente. De voorstellen zoals hierna toegelicht kunnen in dat kader gezien worden

 

Enkele ontwikkelingen uitgelicht:

 Inwonersbetrokkenheid

Wij willen meer gebruik maken van het potentieel van de samenleving, willen inwoners ondernemers en iedereen die op andere manieren verbonden is met de Twenterandse samenleving uitdagen om meer te participeren in het gemeentelijke domein. Om dit te bereiken wordt voorgesteld om financiële middelen en capaciteit beschikbaar te stellen (zie voorstel inwonersbetrokkenheid)

 

Duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis

In 2019 is een voorbereidingskrediet duurzaam en toekomstbestendig gemeentehuis aangevraagd. Wanneer de raad positief besluit op deze aanvraag, worden de samenhangende kapitaallasten gedekt uit de opbrengsten verhuur. Daarmee hebben we een sluitende businesscase.

 

Twenterand Digitaal

Twenterand Digitaal is ondersteunend aan de doelen van de programma’s. Grote opgaven voor dit ontwikkelprogramma zijn in 2020 en verder o.a. Digitaal stelsel omgevingswet, Koppeling BAG-BGT/FME en Bits flexwerken. (Zie voorstellen doelenboom bedrijfsvoering).

Software kosten (inclusief implementatie kosten) voor o.a. de doorontwikkeling van de telefonische- en digitale dienstverlening (GT-connect) en datagestuurd werken worden gedekt uit het beschikbare werkbudget.

 

 

 

Beoogd maatschappelijk effect

Solide bedrijfsvoering ten behoeve van een goed functionerende gemeente

Doel: De medewerkers zijn in staat te doen wat de organisatie vraagt

Hierbij werken wij o.a. aan:

  • Werken in rollen i.p.v. functies;
  • Teamontwikkeling;
  • Leiderschapsontwikkeling;
  • Bevordering lerend vermogen;
  • Tijd- en plaatsonafhankelijk werken;

Doel: Inwoners zijn geïnformeerd en participeren

Het doel is dat de inwoners van de gemeente Twenterand zich gehoord en betrokken voelen. In beide begrippen zit het tweerichtingsverkeer. Beide bereik je ook door goed te luisteren naar wat er in de Twenterandse samenleving gebeurt en ook door daadwerkelijk iets te doen met die signalen. Hierbij gaan we meer naar buiten., werken we meer op locatie, om beter aan te sluiten bij wat leeft in de maatschappij.

Doel: Kwalitatief goede, effectieve en efficiënte ondersteuning en advisering aan bestuur en organisatie

Dit meer intern gerichte doel wordt bereikt door de realisatie van de subdoelen van alle SCOPAFIJTH – functies. Hierdoor zijn de primaire processen in de andere doelenbomen beter in staat om de bestuurlijke doelen te realiseren.

Doel: De financiële huishouding geeft een volledig en betrouwbaar beeld van de gemeentelijke financiële positie

De (financiële) gegevens die bij de verschillende documenten in de p&c-cyclus verstrekt worden, moeten een juist beeld geven van de financiële positie op dat moment. Dit betekent dat de gegevens in het financiële systeem up-to-date moeten zijn.

Subdoel: Een aantrekkelijke werkgever met gekwalificeerde en flexibel inzetbare medewerkers

De gemeente Twenterand moet zorgen dat het te allen tijde een werkgever is, die aantrekkelijk is voor nieuwe (jonge) kwalitatief talentvolle medewerkers en om goede medewerkers te behouden. Via onder andere in- en externe (bij- en om)scholing wordt geïnvesteerd in flexibiliteit en (optimale) inzetbaarheid van medewerkers. Hierdoor kan de gevraagde kwaliteit en kwantiteit aan taken geleverd worden. Middels strategische personeelsplanning wordt optimaal gestuurd op ontwikkeling en dynamiek ( in– door– en uitstroom) ondersteund door HR speerpunten en oplossingen.

Subdoel: Goede advisering en ondersteuning Raad & Griffie

Zie paragraaf bedrijfsvoering

Subdoel: Een jaarlijks materieel sluitende begroting en een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening

Een materieel sluitende begroting wil zeggen dat structurele lasten worden gedekt door structurele baten en dat stelposten en taakstellingen op programmaniveau zijn ingevuld. De toezichthouder, de provincie, zal dit beoordelen en hierop haar toe-zichtsvorm bepalen. Jaarlijks, voor 15 juli, moet een vastgestelde jaarrekening met een goedkeurende accountantsverklaring, inclusief een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring, aangeleverd zijn bij de provincie Overijssel.

Verplichte indicatoren