Bedrijfsvoering

Inleiding

Bedrijfsvoering gaat over de werking van onze gemeente, toegelicht op drie gebieden. Onze dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Onze bedrijfsvoering bestaand uit het verzorgen van randvoorwaardelijke zaken, van informatie en van advies. En onze griffie die de raad ondersteunt en adviseert ten behoeve van een hoogwaardige kwaliteit van bestuurlijke besluitvorming. Dienstverlening en bedrijfsvoering zien zich voor 2024 geconfronteerd met ontwikkelingen die speciale aandacht vragen of waarvoor extra middelen nodig zijn. 

Betrouwbaar, betrokken en toegankelijk, zo willen we onze dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties vormgeven. We streven hierbij naar ‘goed’ als beoordeling en willen dit de komende jaren terugzien in de peiling waarstaatjegemeente.nl. 
Aan betrouwbaar werken we door helder te zijn in wat er van ons verwacht mag worden en door die verwachtingen waar te maken. Betrokken geven we invulling door te handelen vanuit echte interesse. Toegankelijk gaat om laagdrempelig en zo eenvoudig mogelijk. Synergie tussen de centrale toegangskanalen telefonie, post, receptie, website en Social Media en consistentie van de dienstverlening over de kanalen heen zijn hierbij van belang.  
Op 6 juni 2024 vinden er verkiezingen voor het Europese Parlement plaats en dat zal worden gefaciliteerd. Voor de verkiezingen worden trotters gehuurd. Het hiervoor gesloten meerjarencontract is geëindigd en de kosten worden structureel in de begroting opgenomen.

Op dit gebied spelen drie ontwikkelingen.
1.    Lokale omroep. Raadsbreed is in november 2022 een motie aangenomen om de stichting Delta Media Groep te laten doorgroeien naar een volwaardige lokale omroep. Gevraagd is daarvoor te komen met een business case met meetbare indicatoren, evaluatiemoment en jaarbudget voor een pilotperiode van drie jaar en dit mee te nemen in de kadernota 2024. Het is de verwachting dat dit jaarlijks vraagt om een bijdrage van € 100.000.  
2.    Ophogen communicatiebudget. Dit budget is voor 2023 tijdelijk verhoogd van € 36.000 naar € 68.000, waarbij afhankelijk van de uitkomsten van een evaluatie door het college een voorstel voor het structureel maken van deze ophoging zou worden meegenomen in deze kadernota. Omdat die evaluatie pas in de tweede helft van 2023 plaatsvindt wordt deze ophoging voor 2024 opnieuw op eenmalige basis opgenomen. 
3.    Extra inhuur personele capaciteit voor een aantal opgaven. Voor onder meer de opvang van Oekraïners, Kanaal Almelo-De Haandrik en duurzaamheid/energietransitie wordt aanvullende communicatiecapaciteit ingehuurd. Dit wordt als onvermijdbaar gezien en we gaan ervan uit dat de hiervoor vereiste middelen op deze beleidsterreinen beschikbaar zijn.  

Hier spelen vier ontwikkelingen:
1.    Noodzaak tot verhogen van de raming voor hardware. Dit heeft meerdere oorzaken. De faciliteiten per medewerker nemen toe, door beleidskeuzes en ook onder invloed van corona. Zo wordt iedere medewerker toegerust met een laptop, worden mobiele telefoons versneld vervangen door kwalitatief betere exemplaren en worden werkplekken standaard uitgerust met twee beeldschermen. Daarnaast zien we een stijging van het aantal medewerkers (van 60 tussen 2018 en 2022; het aantal loopt nog steeds op).  
2.   De strategische opgaven die onze organisatie kent vragen concern breed om een duurzaam en adequaat Informatiebeheer. Dit gaat over (analoog en digitaal) informatiebeheer en op dit vlak spelen diverse uitdagingen met bijkomende risico's. Bestaande wet- en regelgeving wordt aangepast aan digitalisering (bijv. Archiefwet). Deze nieuwe wetten vragen inspanningen en nieuw digitaal bewustzijn en ook is er met ingang van 2024 de nieuwe Omgevingswet. Daarbij vraagt het wegwerken van achterstanden in het analoge archief het komende jaar ook nog inspanning. Daarom is een extern bureau gevraagd onderzoek te doen naar de vraag wat informatiebeheer vraagt van een gemeente van onze schaal en wat dat betekent voor onze strategische opgaven. Inmiddels is een eerste indicatie ontvangen en die komt erop neer dat formatieve aanpassingen en effort voor digitaal bewustzijn en ‘de basis op orde’ vereist zijn. Dat er iets moet gebeuren wordt ook zichtbaar in de score van het Interbestuurlijk Toezicht, die is van groen naar oranje gegaan. In deze kadernota wordt daarom alvast een deel van de vereiste investeringen meegenomen. Mocht blijken dat de gedeeltelijke investeringen die nu gevraagd worden, niet voldoende zijn, dan agenderen we dit onderwerp voor een volgende moment/kadernota, zodat dan alsnog bekeken en aangepast kan worden conform het extern advies. Zonder passende formatie en randvoorwaarden moet de gemeente rekening houden met toenemende risico’s (waaronder: imagoschade, mogelijke claims of onrechtmatig handelen) als niet wordt voldaan aan actuele wet- en regelgeving.
3.    Hogere kosten voor cyberverzekering. Een cyberverzekering helpt ons in geval van een hack, ransomware of digitale aanval. Die hulp richt zich op afwegingen welke stappen te nemen t.a.v. risicobeperking, adequate communicatieve, passende maatregelen en forensische acties. De premies voor een dergelijke verzekering stijgen explosief - en  dat zal naar verwachting de komende jaren ook gebeuren - en vragen erom verwerkt te worden in de begroting.

Verhoging van het budget voor opleiding, scholing en training is noodzakelijk om onze medewerkers in staat te stellen te doen wat wij als gemeente van ze vragen. Dit vraagt van medewerkers een doorgaande ontwikkeling en daarbij horende opleiding, scholing en training. Dit wordt uiteraard meegenomen in en afgestemd op het traject van organisatieontwikkeling. 
Voorgesteld wordt de verhoging van het opleidingsbudget voor de komende twee jaar incidenteel te financieren uit de middelen die t.b.v. de doorontwikkeling van de organisatie worden gereserveerd bij de jaarrekening 2022. Voor structurele verhoging van het opleidingsbudget zal, op basis van de ervaringen en de verdere doorontwikkeling op langere termijn, een beroep gedaan worden op de kadernota 2025/2026.

Hiervoor is extra krediet gevraagd en dit resulteert in een verhoging van de kapitaallasten met een kleine twee ton met ingang van 2025.

Om de organisatie goed te laten functioneren en in positie te brengen om forse inhoudelijke ambities waar te maken is het noodzakelijk en urgent om hierin tijdig extra te investeren door bijvoorbeeld meer strategische personele capaciteit die werkt aan en stuurt vanuit een totaalvisie vertaald naar kernopgaven. Door scenario’s te ontwikkelen en plannen te maken en oplossingsrichtingen te bedenken kan de gemeente beter reageren op veranderende omstandigheden en daarmee haar veerkracht vergroten.

Vooruitkijken naar de toekomst gaat vaak gepaard met het verkennen en formuleren van opgaven. Kenmerkend hieraan is dat deze opgaven spelen op de langere termijn en dat er samenwerking met meerdere partners of organisaties vereist is. De meerwaarde van het formuleren van opgaven is dat helder wordt op welke strategische thema’s domeinen en beleidsvelden elkaar overlappen of in elkaar grijpen. Dit vraagt om andere vormen van samenwerken tussen de gemeente en andere organisaties, maar ook in de ambtelijke organisatie zelf. Het domeinoverstijgende karakter van vraagt om professionals die domein- en afdelingsoverstijgend kijken, denken en werken. In deze kadernota willen we  tijdig de raad het perspectief meegeven dat de ingezette organisatieontwikkeling onder meer zal moeten voorzien in het fundamenteel versterken en borgen van wendbaarheid van de ambtelijke organisatie om adequaat bij te dragen en in te spelen op de (complexe) opgaven. Dat deze versterking zal leiden tot noodzakelijke investeringen is evident. Een concretisering hiervan zal nader worden vormgegeven in de programmabegroting.

Voor de berekening van de algemene uitkering is gebruik gemaakt van de meest actuele aantallen en prognoses. Uitgangspunt is de meest recente circulaire van het Ministerie van BZK, in dit geval de decembercirculaire 2022. De ontwikkeling van de algemene uitkering wordt voor een belangrijk deel bepaald door de ontwikkeling van de totale rijksuitgaven. De effecten van de voorjaarsnota 2023 van het kabinet zijn dan ook verwerkt in de algemene uitkering. Met name de effecten als gevolg van de loon- en prijsontwikkeling zorgen voor een opwaartse bijstelling van de algemene uitkering voor Twenterand.
De uitkomsten van de meicirculaire 2023 zijn, ten tijde van het opstellen van de kadernota, nog niet bekend. Zodra de meicirculaire door ons ontvangen is, wordt de raad via een brief geïnformeerd over de effecten hiervan op de begroting.

In deze kadernota is naast de reguliere inflatie een inflatiecorrectie over 2022 en 2023 van 11,5% opgenomen.